tiistai 20. heinäkuuta 2010

Mä mistä löytäisin.. dokumentinhallintaa!

Kesätuulen hyväillessä ihoa työpaineet ovat väistyneet kauemmas. Ajatuksilla on taas aikaa soljua, ja ilman kiirettä ne mahtuvat jäsentymään luovasti.

Koko kevään tuntui siltä, että yhä suurempi osa työajasta kuluu dokumentin etsintään.

Sosiaalinen media (some) on rikastanut tiedonhankintaani potenssiin sata: Twitteristä en enää luopuisi millään. Mutta edelleen perusongelma on ja pysyy: miten löydät sen linkin / dokumentin / kuvan kun sitä tarvitset. Miten nimetä, kansioida ja hallinnoida tietoa, jota on päivä päivältä enemmän?
Juuri tuo mahdollisuus ohjata sisältöjä paikasta toiseen on ajanhallinnan avain. - Outi Lammi blogissaan
Sama tuska koskee tietenkin sähköpostia. Moni somen vastustaja perusteleekin kantaansa sanomalla, ettei mikään muutu uusista välineistä kuitenkaan: sama arkistointi ja etsintä on ratkaistava useaakin välinettä käyttäessään. Niinpä.

Outin malli yhdistää sähköpostia ja somea on mainio ja toimii erinomaisesti yksityiselämässä. Sama pitäisi vielä saada toimimaan myös työmaailman "suljetussa talossa"!

Ihailen niitä kollegojani, jotka päättävät kylmästi tuhota meilit asiat hoidettuaan. Minä edustan hamsterien koulukuntaa ja vielä sitä kaikkein vihoviimeisintä lajia: arkistoin ajan suhteen, en aiheen. Mentaaliaikamerkintäni toimivat kuitenkin omituisen hyvin.

Hankalinta sen sijaan on keksiä, KUKA kumma se olikaan, jolta etsimäni viesti tuli. Tähän hätään olen hakenut apuja kalenterista: jos asiaan pitää palata, kyseisenä päivänä kalenterini muistuttaa ja edessäni on linkki oikeaan viestiin. Se toimii joka kerta ..paitsi jos olen unohtanut tehdä muistutuksen (tai en ehtinyt tallentaa sitä ennen kuin kone taas kaatui).

Monikohan virkamiehen tunti tuhraantuu sen kadonneen dokumentin metsästykseen? Joinakin päivinä se on meikämannella tunti-pari. Vaikka lasketaan alakanttiin, eli että meillä 10 % virkamiehistä käyttäisi etsintään vaikkapa vain tunnin viikossa (500 hlöä x 47 työviikkoa), se tekee jo käsittämättömät 23 500 tuntia vuodessa. Yhdessä valtion virastossa siis yli 13 henkilön vuoden työpanos pannaan pelkkään työnteon edellytysten etsintään?!

Mitä tulee kansalaisiin: eilisessä Kauppalehden blogissa ja siitä virinneessä keskustelussa, mm. Vierityspalkissa, tuli esille, että avoinkaan data ei paljon auta, ellei tehdä oikeita asioita. Uusien ja taas uusien portaalien rakentaminen on turhaa touhua, ellei tarjonta vastaa kysyntään.

Eläköön tehokas tiedonhallinta!

3 kommenttia:

  1. Jahas, Kauppalehti jäi aamulla lukematta! Ei parempaa ajoitusta kuin linkittää aamupäivän ajattelu Tom Toivosen blogin käytännön sähköposti- ja ajanhallintaohjeisiin.

    VastaaPoista
  2. Sähköpostin arkistoinnin eri "rodut" ovat kyllä yksi aihe josta tekisi mieli kaivaa jotain tutkimuksia esiin. Sen verta hurjia tapauksia itsekin olen erilaisissa esitutkimus/konseptisuunnittelu-projekteissa nähnyt. Esim. tuo kuvaamasi aikaperusteinen lajittelu on yllättävän yleinen - ja todellakin kuuluu minustakin siihen radikaaleimpaan jyväjemmariluokkaan.

    Astetta tiukempaa oravakäytöstä on vielä sillä lajikkeella joka arkistoi samalla periaatteella kaiken lähetetynkin tavaran. Ja näiden mukana on vielä niitä jotka lajittelevat lähetetynkin esim. projektien mukaan. Eli joka kerta kun jotain liipaistaan maailmalle, niin mennään "Sent Items" kansioon ja käydään viemässä lähetetty maili omaan kansioonsa. Huh huh sanon minä :)

    Noita onneksi näkee vähemmän. Mutta ne joihin olen törmännyt ovat olleet ihan ylintä johtoa (mitähän tästäkin voidaan päätellä...).

    Sähköiset työpöydät, sisäiset twitterit, enterprise search -sovellukset ym. ovat kyllä tärkeitä, mutta omasta mielestäni monen organisaation pitäisi aloittaa aika rankat "Sähköpostin tehokäyttö ja tietojen tallentamisen peruskurssi" -koulutussarjat. Ja näissä koulutussarjoissa yhtenä osana voisi olla sähköpostin viestinnällinen tehostaminen, mutta näkisin kyllä yhtä isompana asiana erilaisten arkistointi ym. hallintamallien käsittelyn ja näistä keskustelun. Ja tuo tietojen tallentamispuoli pitäisi tietysti olla erittäin räätälöity organisaatiokohtaisesti. Mutta tuollaisella setillä voisi minusta jo saada aikaan oikeasti näkyviä tehokkuushyötyjä monessa paikassa. Ainakin paremmin kuin uudella intranetilla... (ja sanon tämän vaikka palkkani pitkälti saan erilaisten intranettien ja ryhmätyövälineiden suunnittelusta...:)

    VastaaPoista
  3. Kiitos kommentistasi, Perttu, huh tosiaan! Tietojen tallentamisen peruskurssi houkuttaa =) ja hyödyttäisi varmasti monia. Puhumattakaan miten se säästäisi työaikaa. Mutta senkin jälkeen arjessa pitää vain olla kurinalainen ja looginen nimeämisen ja arkistoinnin kanssa.

    Kesän aikana yksinomaan Gmailia käyttävä kokee ensi shokkinsa palatessaan taas mailiin, jossa Lähetetyt ovat toisella puolella, Saapuneet toisella. Missä on keskustelupolku?? - No, nokialaisen kanssa asianhoito on tekstaripuolella samaa tuskaa. (Mikähän logiikka se muuten oli, joka päätti sijoittaa tulleet ja lähteneet kolmen kansion päähän toisistaan? Johan siinä nykyisellä mikrosekuntien muistikapasiteetilla varustettu käyttäjä jo ehtii unohtaa, mitä oli tekemässä!)

    Mitä tulee muuhun yhteydenpitoon, ainakin minun kollegani odottavat jonkin sortin E2.0-ratkaisuja kuin kuuta nousevaa. Ja muutenkin tiedon jakamista ja saatavuutta on tehostettava. Uudet työhöntulijat eivät vain enää toimi vanhan kansan tavoin - panttaamisen aika on ohi.

    VastaaPoista

ShareThis

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...