torstai 31. lokakuuta 2013

Osallistamista siellä täällä

Istuin illalla vielä kissa sylissä silmäilemässä käsitemallimme keräämiä katselmointihavaintoja. Sijoitin mielessäni katselmoijia prosesseihin nähdäkseni, josko kaikki näkökulmat oli saatu talteen. Yhtäkkiä välähti.

Katselmointihan on yhden sortin osallistamista!

Osallistamiseen on perinteisesti liitetty ideoiden keruuta, jalostusta ja toimeenpanovaihetta. Kun kaikki eivät kuitenkaan voi osallistua kaikkeen, voi lohduttautua sillä, että katselmointivaiheessa saa vielä näkökulmansa mukaan tarkasteluun.

Aikapankkikeskustelu aiemmin syksyllä toi esille kansalaisten halun osallistua julkishallinnon tehtävien linjaukseen. - Ihmisten pitäisi osallistua julkishallinnon kehittämiseen, totesi eilen myös Esko Kilpi puheenvuorossaan tietotyöstä.

Lausuntomenettely on niin ikään eri näkökulmien turvaamista valmisteluvaiheessa. Perinteisesti lausuntoja on kerätty osana lainvalmistelua.

Jakelulistat vain lienevät jumiintuneet vuosikymmenten saatossa. Tuoreessa tekijänoikeuslain uudistuksessa huomautettiin, että eduskunnassa kuullaan mieluummin perinteisen vallan käyttäjiä.

Kiinnostusta osallistumiseen kun olisi myös uudessa uljaassa kansalaisyhteiskunnassa.

keskiviikko 30. lokakuuta 2013

Sauvakävelyllä työn muutokseen

Tiedetäänkö me, mitkä ovat digitaalisesti natiiveja toimintatapoja? Onko meillä erilaista, jossain muussa toimivaa referenssiä, jonka avulla voisimme peilata omaa muutostarvettamme.

Informaation tulva piilottaa toistuvat toimintamallit tekijöiltä. Esineestä on helppo sanoa, että tuosta puuttuu ruuvi, mutta on vaikeaa korjata toimintatapoja aikaan sopivammiksi. Aikanaan suunniteltu ja hyväksi havaittu malli saa jatkua liiankin kauan, koska se toimii (vielä).

Yksi suurimmista muutoksista on asiakassuhde. Yhä useampi osa palvelusta tehdään moduuleista, yhdessä asiakkaan kanssa konfiguroiden. Asiakkaan osallistuminen on yhä tavallisempaa. Asiakkuudet ovat voimakkaasti vuorovaikutteisia ja siten jokaisessa kohtaamisessa toimintaa(mme) kehittäviä.

Facebook on työväline

Perinteisiä back office -toimintoja ei enää ole, vaan jokaisen on oltava mukana asiakkaan maailmassa. Facebook on siten työväline. Jos minulla on hyvä kokemus palvelustanne, en kerro sitä yrityksellesi, vaan tuhannelle kaverilleni Faebookissa. Ja keskustelu jatkuu.

Ellet ole mukana keskustelussa, olet menettänyt mahdollisuuden kehittää toimintaasi - yhdessä asiakkaidesi kanssa.

Temporaalinen yrityskäsitys - eli kaikki tapahtuu ajassa

Millainen tulevaisuus on rakennettava toimintatapoihimme tänään? Olemmeko tulossa enemmän relevanteiksi asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme kuin eilen? Siksi on ymmärrettävä ajassa olevia signaaleja, tekemisessä olevia eroja ja niiden soveltamismahdollisuuksia.

Organisaation keskeisin haaste on läpinäkyvyys. Se ei tarkoita, että muutos voidaan ottaa saman tien käyttöön. Vaan onko meillä ympäristö, jossa voimme kokeilla uutta tekemistä turvallisesti? Kehitystoiminta on oppimista siitä, mitä tapahtuu (Lue Eskon mainio blogaus: What Supercell can teach us about the future of work).

Jos teemme vain toistavaa toimintaa, kehittämisen merkitys ei ole suuri. Kilpailukyky on kontekstuaalista.
Kommunikaatio on oman toiminnan näkyväksi tekemistä. 
Tämä on kolmas kommunikaatiologiikka ja tapa tehdä asioita: en tiedä, kuka viestini saa ja mitä se hänessä aiheuttaa. Ensimmäinen oli, että viesti lähetetään yhdelle/muutamalle henkilölle. Ja toinen, että johto "broadcastaa" viestin passiivisille vastaanottajille.

Nyt tekeminen lähtee liikkeelle impulssista: “Olen nähnyt tämän..”, ja kriittisen massan ylityttyä sille asialle on tehtävä jotain. Ja siinä on Yammerin voima: se muuttaa kommunikaation perustoimintatavan.

Kommunikaation arkkitehtuuria, informaatioarkkitehtuuria ei voi määritellä etukäteen; emme voi tietää etukäteen työntekijän tarvitsemaa informaatiota. Työntekijän saatavissa olevan tiedon määrää rajaamalla määritämme rajat tekemiselle ja kehittymiselle. Olennaista on infoähkyn hallinta. Sisältöä täytyy suodattaa ja kohdentaa. Se tapahtuu “tägäämällä” hashtageilla.

Kommunikaatio- ja informaatioarkkitehtuuria ei siis voi määrittää organisaatiolle, vaan jokainen määrittää itselleen hetkellisesti tärkeän kontekstin. Hän määrittää ne henkilöt ja hakusanat, joita hänen on seurattava onnistuakseen omassa työssään.

Siksi tiedon on oltava läpinäkyvää ja saatavissa.

Yksikään tietotyötä tekevä ihminen ei voi enää tehdä omaa työtään ilman, että seuraa useita muita henkilöitä. Työtä eivät tee toisistaan erilaiset yksilöt vaan toisiaan tarvitsevat vuorovaikuttajat. Kaikkein tärkeintä on kehittää vuorovaikutusta.

Perinteinen hierarkkinen johtaminen estää toiminnan kehittämistä. Supercell-kulttuurissa käsitys ihmisestä on aivan erilainen kuin perinteisessä. Työ on kolme asiaa:

1. teen merkityksellisiä asioita
2. teen niitä merkityksellisten ihmisten kanssa
3. ..merkityksellisellä tavalla

Julkishallinto on tietointensiivisin osa yhteiskuntaa. On ratkaistava, miten julkishallinnon asiakkaat saadaan mukaan kehittämään yhteiskuntaa - se on kaikkien asia. Maailma toimii verkostona ja me olemme siinä solmuina Toiminnan on oltava lähtökohta kehittämiselle.


Ps. Miten se sauvakävely tietotyöhön liittyi?

Esko kertoi oman kääntymyksensä kunnostaan huolehtivaksi sauvakävelijäksi: "Mikään sisäisistä toimintatavoistani ei olisi tehnyt minusta sauvakävelijää. Mutta minulla oli ystävä, jolla oli erilainen toimintatapa. Sen näkeminen auttoi minut pohtimaan omia toimintatapojani."

maanantai 21. lokakuuta 2013

Valinnanvapaus ja muita avoimuuden esteitä

© Iqoncept | Dreamstime.com
Sosiaalinen media on luonut loistavia tapoja tehostaa omaa työtä. Samalla se on tuonut monta vaihtoehtoa: saman voi tehdä myös sillä, tällä ja tuolla.

Mitä useampia työkaluja käytän, sitä suurempi on riski, etten hallitse niitä kaikkia. Juuri hallinnan (tunteen) vuoksi on helpompi vaatia yhtä autuaaksi tekevää ja kaiken kattavaa ratkaisua.

Yhtä ainoaa ei vain ole olemassa. Sen puutteessa kieltäydytään käyttämästä yhtään mitään sellaista, joka ei ratkaise kerta koko ongelmaa.

Ja niin ollaan tilanteessa, jossa tehottomuus jatkuu. Koska koko joukkoa ei ole saatu käyttämään valittuja välineitä: "En saa Etherpadia auki iPadilla, käytän vain GoogleDocsia" ja "En tykkää Yammerista, käytän vain Sharepointia". Olisikohan jo aika käyttää valistunutta itsevaltiutta ja rohkeutta tehdä valintoja!

Tarvitaan modulaarista ajattelua. Tarvitaan myös tukea hallintaan.

Siksi olen niin mielistynyt iPhoneeni. Jokainen Apps löytyy siitä. Tiedän mitä milläkin laitteeseen lataamallani kilkkeellä aion tehdä. Siksi olen toiveikas myös Oma Yritys-Suomen ja Suomi.fin, jopa asiointitilien suhteen.

Tarvitsemme myös isoja kokonaisnäkymiä.
- Ne vain pitäisi osata koostaa. Anybody?

sunnuntai 20. lokakuuta 2013

Tiedosta tarve, tarpeesta prosessi, prosessista palvelu

Perjantaina istuin tietosuunnittelijamme kanssa nykyisen asiakastietojärjestelmämme parissa. Kiinnitimme eri puolilta saapuvia tietoja käsitemallimme käsitteisiin ja ominaisuuksiin.

On helppo iskeä kiinni sellaiset arjen ydintiedot kuin Nimi, Osoite, Tunnus jne. Mutta entä taas uusi osoite eri lomakkeessa? Tiedon merkitystä varten on ymmärrettävä, mihin prosessi tietoa käyttää ja mitä se sillä oikeasti tekee. Vielä parempi, jos voi ymmärtää, mikä on asiakkaan tarve.

Me olemme lukuisista ja palkituista asiointipalveluistamme huolimatta edelleen paperivirasto. Jokaisella asiakkaalla on oltava postiosoite. Muuten emme tiedä, mihin lähetämme verovelvollisuuden täyttövelvoitteen.

Seuraava palveluidea syntyi lomakkeesta numero 3817. Siinä kysymme tilapäistä osoitetta, sellaista johon asiakas haluaa veropostinsa. Ja jota ei päivitetä väestötietojärjestelmästä joka yö "vääräksi".

Kansan ikääntyessä yhä useampi muuttaa palvelukotiin. Koska veroilmoitusvelvollisuuden päättää vasta kuolema, ovat vanhainkodit ja palvelutalot pullollaan kirjekuoriaan odottavia vanhuksia. Samaan aikaan postipoika raahaa "Osoite tuntematon, ei asu täällä" -merkittyjä kuoria takaisin kirjeen lähettäneelle verottajalle. Mikä neuvoksi?

Yhä useammalla työmaalla käy tekijä ulkomailta. Joko puurtamassa työnantajansa kilpailutuksessa voittamaa urakkaa tai elinkeinonharjoittajana. Nämä rakennustyömaille menijät merkitsemme suomalaiseen väestötietojärjestelmään. Henkilötunnuksella saamme heille suomalaisen verokortin - joko lähdeveroa varten, jos työskentely kestää alle puoli vuotta tai sitten varsinaisen verokortin, jos 6 kuukautta ylittyy. Jälkimmäiset saavat seuraavana keväänä meiltä myös esitäytetyn veroilmoituksen.

Vai saavatko? Osoite on ongelma. Mitä jos tavoittaminen hoituisikin näin:

Saisit verottajalta tekstarin: "Meillä on sinulle veroilmoitus. Minne haluat sen?" 
Vaihtoehtoja olisi kaksi: sähköisesti tai postitse. 

Älypuhelimilla apps-logiikka on päivänselvä. Tässä vanha puhelin ei olisi este. Niihin sama tulisi tekstarina: "Lähetä paluuviestinä haluamasi vaihtoehto 1) sähköisesti 2) postitse". Vaihtoehto 2 toisi tarkistettavaksi meillä tiedossa olevan osoitteen: Tännekö?

Ja jos olisit ulkomaalainen ja valitsisit postivaihtoehdon, kysyisimme kahden osoitteen välillä: "Suomen osoitteeseen vai ulkomailla sijaitsevaan kotiosoitteeseesi?"

Toimisiko?

lauantai 12. lokakuuta 2013

Nobel, kehityskeskustelu ja virkamiesten vallankumous

Idearikkaan viikon jälkeen pää purskahtelee ajatuksia. Yksi syvä virta kulkee ihmisen motiivien jäljillä.

Verottajakollegani Norjasta jakoi tänä aamuna NYTimesin analyysin Nobel-palkinnosta ja sen valintaprosessista. Kehityskeskusteluni sivusi viikolla organisaation dynamiikkaa ja virkamiehen roolia ja osaamista siinä.

Eilen istuin lahjakkaiden ja intohimoisten yrittäjien kanssa ideoimassa, miten rikki mennyttä yhteiskuntaa voisi korjata. Tutkailun kohteena on joukkojen viisaus, lakipykälien ja menettelytapasääntöjen siiloihin vangitsema virkakoneisto sekä niukista niukin resurssi: budjettirahoitus. (Vrt. aiemmin: Jospa siilot sittenkin kerran ylitetään..)

Kaiken tämän ydin on sama, huomaan tänä aamuna ajattelevani.

Jos johtaja haluaa organisaationsa toteuttavan strategiaan kirjatun palveluajatuksen, hän ei salli alaistensa nipottaa muodollisen pilkun avulla asiakasta nalkkiin. Epäonnistumiset on saatava esille, turvallisuushakuisuudesta ei pidä palkita. Lempeän mutta määrätietoisen kritiikin avulla yhteinen ymmärrys on levitettävä jokaisen palkollisen päähän. Vain niin "jalkautetaan strategia".

Mitä, kaipaanko siis valistuneita itsevaltiaita!?

Sama määrätietoisuus on edellytyksenä jos mielimme saada yhteentoimivia sähköisiä allekirjoituksia ja tupaksia sun muita. Hallinto ei avaudu, jos työhön osallistujat pidetään kulisseissa tai paperilla. Nobel-palkinto on myönnettävä sen ansainneelle.
Why not form a world jury for the world prize? -- The idea seems obvious and has charm, no doubt. But it would only replace one kind of politicization with another, probably even more pernicious one. - The New York Times
Voiko kenelläkään ikinä olla tässä vajavaisessa maailmassa täysin puhtaita jauhoja pussissa yhteistyöhön käydessään? Mikä on agendasi, kun käyt neuvottelupöytään, olipa tavoitteena maailmanrauha, yhteinen kansallinen tunnistamisjärjestelmä tai vain työpaikan kahvitilan miellyttävänäpitosäännöt?

Kuka arvottaa erilaiset pyrkimykset?
Onko vielä olemassa jaloutta ja yhteistä hyvää?

Luin Cristina Anderssonin palvelukokemuksesta: "Demokratia ja laaja osallistaminen on kaikkien etu". Osallistamista pohtiessani oivallan yhtäkkiä, että Gaussin käyrähän se selittää demokratian idean. Demokratia suojelee yhteiskuntaa liian äkkinäisiltä ääriliikkeiltä.

Valta turmelee. Siksi itsevaltius ja harvainvalta on pahasta. Tätä siis olen intuitiivisesti tavoitellut viehättyessäni yhä uudelleen avoimesta datasta, avoimesta tiedosta ja avoimesta hallinnosta. Valtaa on myös kontrolloitava. Siksi meidän kuuluu tietää, millaisia taloudellisia sidoksia on julkisen vallan ja demokraattisen päätöksenteon takana.

Dataksi sanottuna: miten rahallinen tuki ja päätoksenteko korreloivat. Jotta demokratia toteutuisi.

Jotta joukkojen viisaus saadaan mukaan, osallistamisen on oltava todellista. Virkamiesten vastuulle kuuluu, ettemme rakenna osallistamisesta näennäisteatteria tai tyydy pinnalliseen palautteenantoon - joka ei enää ehdi vaikuttaa, kun päätökset on todellisuudessa jo tehty.

Osallistaminen vie aikaa ja vaatii paneutumista.

Jälleen kerran kommunikaatio kohoaa keskiöön - mutta se on jo toinen juttu. Sitä kypsytellessäni, aurinkoista viikonloppua, ohessa vielä Kritiikkiä selontekoprosessille.

Mitä ajatuksia tämä kaikki herättää sinussa?
Osallistu keskusteluun täällä tai Virkamiesten avoimessa verkostossa!

keskiviikko 9. lokakuuta 2013

Yrittäjä kaipaa julkishallintoa. Tositarkoituksella

Hämäläisen Timo kärjisti Tebatissa oivasti, ettei julkissektorin rakennemuutos pelasta kilpailukyvytöntä elinkeinorakennetta. Uudet kasvuaelueet tarvitsevat alustakseen yhteiskunnan nykyisiä vahvuuksia. Kokonaisuudessaan kehittämiseen tarvitaan systemaattisempaa otetta.

Reaaliaikaisen talouden ponnistelumme ovat pohjanneet mahdollisimman vähän vaivan periaatteeseen. Yhteiskunnan toimiva infra luo onnistumisen edellytyksiä myös niitä kaivattuja verotuloja luovalle - ja työllistävälle - yritystoiminnalle.

Myös verottajan sähköistymisen taustalla on ollut ajatus tiedonkeruusta lähteellä, mahdollisimman vähän vaivaa aiheuttaen.

Timon huomio
"Pitkälle erikoistuneet yritykset tarvitsevat tuekseen niiden tarpeisiin räätälöityä toimintaympäristöä. Teollisten klusteriemme menestys on perustunut pitkälti tällaisiin synergiaetuihin. Systeemistä lähestymistapaa ei kuitenkaan ole määrätietoisesti hyödynnetty uusien kasvualueiden kehittämisessä." 
vie ajatukset kehittyville aloille. Parahdin oman uuden talouden kohtaamiseni jälkeen, että Työ 2.0 vaatii uutta myös viranomaisilta.

Tällä rintamalla en suureksi pettymyksekseni ole havainnut mitään liikettä (otan mielelläni väitteeseeni oikaisuja vastaan!). Kirjoitin siitä, kuinka nykylakien mukaiset menettelyt pakottavat byrokraattisuuteen. Ei ole ketterämpää tapaa hoitaa velvoitteensa, saati sähköisempää menettelyä verkkoyrittäjälle jne. Timo kirjoitti puheenvuorossaan, että
Erityisesti julkiselta sektorilta löytyy maailmanluokan osaamista, jota ei vielä ole kaupallisesti hyödynnetty.
Tuon toivon varaan minäkin katson. Ennen muuta avuksi tarvitaan sähköisiä rajapintoja ja asiakaspalvelun ketteröitymistä. En usko, etteikö osaamista löytyisi. Tahtoakin alkaa olla (vrt. Kansallinen palveluarkkitehtuuriseminaari 4.10.2013).

Rahapulasta puhutaan, eivätkä eurot tehostukaan siiloihin kaatamalla. Yhteisvastuuta kuitenkin löytyy. Tekijät ovat alkaneet parveilla :)


lauantai 5. lokakuuta 2013

Muutoksen tuulet tavoittavat myös asiantuntijan

iPhonen App-valikoima on
oiva esimerkki työkaluista.
Eilen seurasin aamupäivän virkatoimieni lomassa webcastin välityksellä VM:n palveluväyläseminaaria. Kuuntelin mm. mitä pääjohtajamme kertoi palveluväylään liittyvistä odotuksista ja Viron kanssa käynnistetystä pilotista.

Chattasin vaikutelmia puheista Vyvillä kahden kollegani kanssa, ja postasin webcast-sivulla olevalla lomakkeella tilaisuuteen myös ns. yleisökysymyksen. Kiinnostavimmat aiheet ja linkin webcastiin jaoin tuoreeltaan sisäisessä Yammerissa.

Etukäteen kaksi FB-ystävää kyseli osallistumisaikeistani. Toinen kertoi Yammerissa jälkikäteen, että verkkoyhteydet tilaisuudessa olivat sen verran heikot, että "liverapoilu" ei kerrassaan onnistunut (lue liverapoilusta Tuija Aallon blogissa).

Viikolla omassa yksikköpalaverissa kuulin suureksi ilokseni esityksen, kuinka asiantuntijat ovat valjastaneet verkostonsa yhteisöllisemmäksi työvälineeksi Sharepointin.

Suurena tavoitteena on siirtää keskustelu pois sähköposteista yhteiselle alustalle. Myös kulloinkin yhdessä työstettävän dokumentin versionhallinta on huomattu haastavaksi. Ovat siis tähyämässä yhteiskirjoittamiseen..!?

Olen vuosien varrella blogannut avoimuudesta, muutoksesta ja sosiaalisesta mediasta. Olen oppinut osaajilta Suomessa ja ulkona. Uusi aika on koittamassa nyt myös julkishallinnossa!

Olennaista asiantuntijaorganisaatioissa on mieltää, että työmme, olipa uuden menettelyn tai ohjeen työstämistä, on enemmän ja vähemmän pelkästään keskustelua! Se on eri näkökulmien punnitsemista ja yhteisen käsityksen luomista yhdessä, mahdollisimman suuren viisauden äärellä. Tulos konkretisoituu sitten aikanaan pykäliksi, ohjeiksi ja vaikkapa tiedonkeruuksi; nettisivuiksi ja asiointipalveluiksi.

Työkalut tukevat - tai sitten eivät.

keskiviikko 2. lokakuuta 2013

Osallistamisella käsiksi aarteisiin

Mikä estää avoimuutta muuttumasta arjeksi virastoissa?

Kaikkinainen muutos on organisaatiossa aina kustannus. Organisaation tehtävä on järjestää tekijät työn ympärille. Hallinto sorttaa osaamiset ja menettelyt sellaiseen ojoon, että työstä suoriudutaan tehokkaasti. Ja joka kerta kun hyvin harjoitellut menettelyt muuttuvat, "läpimenoaika" hidastuu väistämättä.

Katsotaanpa yhtä virastoa; otetaan tarkasteltavaksi prosessiksi sen asiakasohjaus. Käsky kuuluu: Osallistakaa yleisö!

Kalle ja Liisa tapaavat kirjoittaa ohjeen kuin ohjeen parissa viikossa. Nyt heille sanotaan, että enää ette nysvää kahden kammiossanne, vaan otatte yleisön mukaan. (Avoimuus on aktiivinen päätös, blogasin taannoin)

Yleisön?! - Niin. Ne, joiden osuutta prosessissa ohjeellanne ohjaatte.
??? - Kirjoittakaa luonnos ja avatkaa se kommenteille saman tien.
- Ai niinku että ohje valmiiksi ja sitten.. ne niinku katsoo pilkkuvirheet läpi vai?
- EI! Kun kerrotte kaavailevanne muutosta ja että mikä sitten muuttuisi asiakkaalla; sähköinen palvelu, lomakkeet, aikataulut jne. Että nyt on aika vaikuttaa.
- No sen tietää mitä siitä tulee! Nehän alkaa ruotia ihan epäolennaisia ja kysellä tyhmiä..

Kuulostaako tutulta? Jetsulleen sama keskusteluhan käytiin 5 vuotta sitten sosiaalisen median koputtaessa oveen. Ei kommentointia voi sallia! Entä jos blogaaja ei tiedä mistä puhuu? Eihän kukaan ehdi roikkua Facebookissa kaiken päivää!

Osallistamisessa pelottaa kommenttien hallitsemattomuus.
Mitä se on? Kommenttien lukumäärä ja osuvuus: mitä jos aletaan puhua asian vierestä?
Verkossa käytävää keskustelua ei vain ole totuttu moderoimaan.
Mitä se on? Se on kuin vanhemmuus: ohjataan haluttuun suuntaan, sammutetaan sopimattomat kommentit ja ravitaan hyviä ideoita.

- Eikä ole aikaakaan! parkaisevat säädösvalmistelusta vastaavat virkamiehemme.

Eilen blogasin siitä, miten aikapankista kiinnostuneet kansalaiset eivät löydä vaikuttamisen väylää eivätkä VAVilaiset tietoa tekeillä olevasta sähköisestä asioinnista.

Meillä on kuulkaas nyt julkishallinnossa markkinat, joilla myyjät ja ostajat eivät kohtaa. Nyt saisi peilata löytöjä joukkojen viisaudesta omaan - kukaties kuinka siiloutuneeseen - ajatteluun. Maksutta saisi kehittää omasta osaamisesta vielä parempaa!

Miksei? Mikä neuvoksi?


ShareThis

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...