Mä mistä löytäisin.. dokumentinhallintaa!

Kesätuulen hyväillessä ihoa työpaineet ovat väistyneet kauemmas. Ajatuksilla on taas aikaa soljua, ja ilman kiirettä ne mahtuvat jäsentymään luovasti.

Koko kevään tuntui siltä, että yhä suurempi osa työajasta kuluu dokumentin etsintään.

Sosiaalinen media (some) on rikastanut tiedonhankintaani potenssiin sata: Twitteristä en enää luopuisi millään. Mutta edelleen perusongelma on ja pysyy: miten löydät sen linkin / dokumentin / kuvan kun sitä tarvitset. Miten nimetä, kansioida ja hallinnoida tietoa, jota on päivä päivältä enemmän?

Juuri tuo mahdollisuus ohjata sisältöjä paikasta toiseen on ajanhallinnan avain. - Outi Lammi blogissaan

Sama tuska koskee tietenkin sähköpostia. Moni somen vastustaja perusteleekin kantaansa sanomalla, ettei mikään muutu uusista välineistä kuitenkaan: sama arkistointi ja etsintä on ratkaistava useaakin välinettä käyttäessään. Niinpä.

Outin malli yhdistää sähköpostia ja somea on mainio ja toimii erinomaisesti yksityiselämässä. Sama pitäisi vielä saada toimimaan myös työmaailman "suljetussa talossa"!

Ihailen niitä kollegojani, jotka päättävät kylmästi tuhota meilit asiat hoidettuaan. Minä edustan hamsterien koulukuntaa ja vielä sitä kaikkein vihoviimeisintä lajia: arkistoin ajan suhteen, en aiheen. Mentaaliaikamerkintäni toimivat kuitenkin omituisen hyvin.

Hankalinta sen sijaan on keksiä, KUKA kumma se olikaan, jolta etsimäni viesti tuli. Tähän hätään olen hakenut apuja kalenterista: jos asiaan pitää palata, kyseisenä päivänä kalenterini muistuttaa ja edessäni on linkki oikeaan viestiin. Se toimii joka kerta ..paitsi jos olen unohtanut tehdä muistutuksen (tai en ehtinyt tallentaa sitä ennen kuin kone taas kaatui).

Monikohan virkamiehen tunti tuhraantuu sen kadonneen dokumentin metsästykseen? Joinakin päivinä se on meikämannella tunti-pari. Vaikka lasketaan alakanttiin, eli että meillä 10 % virkamiehistä käyttäisi etsintään vaikkapa vain tunnin viikossa (500 hlöä x 47 työviikkoa), se tekee jo käsittämättömät 23 500 tuntia vuodessa. Yhdessä valtion virastossa siis yli 13 henkilön vuoden työpanos pannaan pelkkään työnteon edellytysten etsintään?!

Mitä tulee kansalaisiin: eilisessä Kauppalehden blogissa ja siitä virinneessä keskustelussa, mm. Vierityspalkissa, tuli esille, että avoinkaan data ei paljon auta, ellei tehdä oikeita asioita. Uusien ja taas uusien portaalien rakentaminen on turhaa touhua, ellei tarjonta vastaa kysyntään.

Eläköön tehokas tiedonhallinta!