Aika paketoida vuosi 2013

Vuosi takaperin olohuoneen lattia oli täynnä hellevaatepinoja, edessä matka vallankumouksen viimeiseen linnakkeeseen, Kuubaan. Koko vuotta voikin pitää vallankumouksellisena. Olemme nähneet virkamiehinä ennenkuulumattoman määrän yhteentoimivuutta ja osallistumista yli siilorajojen. Lupaavaa!

Oman blogin kannalta painopiste näyttää siirtyneen kohti kasvokkain vaikuttamista. Takana on kymmeniä tapaamisia yhdestä satojen osaajien kanssa ja enemmän liverapoja kuin vielä koskaan aiemmin (kuten ranteeni jännetuppi ikävästi muistuttaa).

Suurin osa on ollut ammentamista omaan työyhteisöön Yammerin kautta tai pikana Twitterissä.

Laajempi piiri on puolestaan kärsinyt, sillä blogikirjoituksia on tänä vuonna vähemmän kuin koskaan. Tarvitsisin siis nopeamman ja samaan aikaan koostavan tavan blogata. En vain vieläkään ole uskaltanut sanoa kyllä videoblogin pidolle..

Blogivuoden voisi teemoiltaan jakaa kolmeen osaan:

1. huoli kansantalouden ja julkishallinnon tilasta
2. mahdollisuuksia: yhteentoimivuutta, osallistamista ja ansiorekisteri
3. havaintoja palvelurintamalta, mobiilisti tai muuten vaan

Toukokuussa synnytimme virkasiskon kanssa Facebookiin muutosagenteille Virkamiesten avoimen verkoston (VAV).

VAVissa on mukana tekijöitä ja näkijöitä. Kokemukset osoittavat, että vaikka osallistaminen on työläs ja hajanainen tehtävä, itsenäisesti ohjautuvat asiantuntijat kyllä saavat "juttuja aikaan" ilman paapomistakin. Sanalla sanoen voimaannuttava kokemus! Samalla huomaan, että FB on omassa arjessani yhä useammin se paikka, jossa teen työtä. Toinen on Yammer.

Plakkarissa on

• paneeleja KIDE-ohjelman ja Sytyke ry:n seminaarissa
• sparrausta Avoimen datan yhteisössä ja kuntakiertueella
• verkostoja Apps4Finland-päätösgaalassa ja Palkkahallinnon koulutuspäivillä
• työtä ja tekstejä tietoarkkitehtuurin parissa

Vuosi 2012 todisti avoimen datan voittokulkua.
Vuosi 2013 kuuluu yhteentoimivuudelle ja osallistamiselle.
Onko vuosi 2014 vihdoin toteutusten vuosi?

Osallistamisella käsiksi aarteisiin

Mikä estää avoimuutta muuttumasta arjeksi virastoissa?

Kaikkinainen muutos on organisaatiossa aina kustannus. Organisaation tehtävä on järjestää tekijät työn ympärille. Hallinto sorttaa osaamiset ja menettelyt sellaiseen ojoon, että työstä suoriudutaan tehokkaasti. Ja joka kerta kun hyvin harjoitellut menettelyt muuttuvat, "läpimenoaika" hidastuu väistämättä.

Katsotaanpa yhtä virastoa; otetaan tarkasteltavaksi prosessiksi sen asiakasohjaus. Käsky kuuluu: Osallistakaa yleisö!

Kalle ja Liisa tapaavat kirjoittaa ohjeen kuin ohjeen parissa viikossa. Nyt heille sanotaan, että enää ette nysvää kahden kammiossanne, vaan otatte yleisön mukaan. (Avoimuus on aktiivinen päätös, blogasin taannoin)

Yleisön?! - Niin. Ne, joiden osuutta prosessissa ohjeellanne ohjaatte.
??? - Kirjoittakaa luonnos ja avatkaa se kommenteille saman tien.
- Ai niinku että ohje valmiiksi ja sitten.. ne niinku katsoo pilkkuvirheet läpi vai?
- EI! Kun kerrotte kaavailevanne muutosta ja että mikä sitten muuttuisi asiakkaalla; sähköinen palvelu, lomakkeet, aikataulut jne. Että nyt on aika vaikuttaa.
- No sen tietää mitä siitä tulee! Nehän alkaa ruotia ihan epäolennaisia ja kysellä tyhmiä..

Kuulostaako tutulta? Jetsulleen sama keskusteluhan käytiin 5 vuotta sitten sosiaalisen median koputtaessa oveen. Ei kommentointia voi sallia! Entä jos blogaaja ei tiedä mistä puhuu? Eihän kukaan ehdi roikkua Facebookissa kaiken päivää!

Osallistamisessa pelottaa kommenttien hallitsemattomuus.
Mitä se on? Kommenttien lukumäärä ja osuvuus: mitä jos aletaan puhua asian vierestä?
Verkossa käytävää keskustelua ei vain ole totuttu moderoimaan.
Mitä se on? Se on kuin vanhemmuus: ohjataan haluttuun suuntaan, sammutetaan sopimattomat kommentit ja ravitaan hyviä ideoita.

- Eikä ole aikaakaan! parkaisevat säädösvalmistelusta vastaavat virkamiehemme.

Eilen blogasin siitä, miten aikapankista kiinnostuneet kansalaiset eivät löydä vaikuttamisen väylää eivätkä VAVilaiset tietoa tekeillä olevasta sähköisestä asioinnista.

Meillä on kuulkaas nyt julkishallinnossa markkinat, joilla myyjät ja ostajat eivät kohtaa. Nyt saisi peilata löytöjä joukkojen viisaudesta omaan - kukaties kuinka siiloutuneeseen - ajatteluun. Maksutta saisi kehittää omasta osaamisesta vielä parempaa!

Miksei? Mikä neuvoksi?

Siiloista avoimeen valmisteluun

Tämän syksyn uutuus - ainakin verottajalle päin - on lausuntojen kerääminen joukkoistamalla. Olemmehan mekin jo vilkuilleet yhteisiin alustoihin: vuorollaan eri ministeriöt kertovat Ota kantaa -palvelussa olevasta keskustelustaan ja pyytävät osallistumaan. Vaan mitäs sanottavaa meillä.. on kovin vaikea tarttua uuteen asiaan vanhassa virkaroolissa.

Aikapankkiohje lähti perinteiselle lausuntokierrokselle samaan aikaan kun TEM kutsui tutustumaan ja ottamaan kantaa käteisen rahan käyttöä rajoittavaan aloitteeseen. Avoin ministeriö (AM) on yksi tahoista, jolta Verohallinto on pyytänyt lausuntoa ohjeluonnokseensa.

AM teki kummia: se alkoi kerätä näkemyksiä laajemmassa joukossa ns. joukkoistamalla.

Käytännössä Pekkasen Joonas linkitti verottajan ohjeluonnoksen ja kirjasi alustavia aihioita lausunnon pohjaksi Google Docsiin. Samaan aikaan verottajan edustaja jakoi Facebookista löytämänsä linkin Yammerissa ja pohti, voisiko lausuntomenettelyä avata jo aiemmin.

Suurta keskustelua ja hämmenystä tuntuu herättävän menettelymuutos. Kommenttien hallitsemattomuus pelottaa eikä verkossa käytävää keskustelua ole totuttu moderoimaan. Eikä ole aikaakaan! parkaisevat säädösvalmistelusta vastaavat virkamiehet.

Niinpä avoimuuden tiellä on vielä esteitä. Ne pitäisi poistaa.

Virkamiesten avoimessa verkostossa on tunnettu luomisen tuskaa VM:ssä edistettävän palveluväylän ja siihen liittyvän tunnistamisratkaisun parissa. Asia kiinnostaa kovasti, mutta valmistelusta ei löydy oikein mitään tietoa eikä mukaankaan pääse. Verkoston jäsenillä olisi nimittäin annettavaa. Joukossa on pitkä kokemus sähköisestä asioinnista (ja paljosta muusta) sekä ripakopallinen enemmän tai vähemmän aiheellisia huolia. He ovat lähtökuopissa kuin konsanaan pikajuoksijat; asenteeltaan pikemminkin kuin maratoonarit.

Virkamiehistö hoi! Kansalaiset ovat kiinnostuneita yhteisistä asioista ja tarjoavat käyttöön osaamisensa. Kuka ottaisi vastaan?

Ansiorekisteri-seminaarin satoa

Julkishallinto ei ole olemassa vain oman tehtävänsä toimittamista varten. Julkishallinto on hallinnollinen kustannus. Siksi sen on toimittava mahdollisimman tehokkaasti ja turvattava osaltaan kansallista kilpailukykyä.

Ansiorekisteri-seminaari kokosi Sitraan 18.9.2013 tekijöitä, näkijöitä ja toteuttajia - toivottavasti myös epäilijöitä. Polku 2 on toteutettava kokonaisuudessaan viipymättä. Palveluväylä toteutetaan Viron malliin, ja on, ICT2015-ohjausryhmän asiantuntijan mukaan, "tuotannossa Q4/2014". Ohjelman eteneminen raportoidaan ict2015.fi-sivustolla. 

Automaatiolla parempaa palvelua

Hallinnollisten velvoitteiden täyttämiseen tarvittavat tiedot kerätään yritysten taloushallinnon järjestelmistä automaattisina sivutuotteina: palkanmaksu ansiorekisteriin, ALV-raportointi verkkolaskuista ja kirjanpito tiliotteella, XBRL-tilinpäätös. 

Edellinen pääjohtajamme Mirjami Laitinen muistutti, että palvelu on sitä parempaa, mitä vähemmän siihen on tarvetta. Etenkin verovaroilla toimivien viranomaisten on palvelukehityksessään ajateltava asiakkaan koko asiointiketjua ja käytettävä yhteistä tietoa nykyistä paremmin.

Kansallinen palveluarkkitehtuuri sisältää uuden tiedonvälityskonseptin ja suunnittelupöydällä olevan kansallisen tunnistautumisen. Valtio tuottaisi kansalaisvarmenteet kansalaisille ja palveluntuottajille maksutta. Välineet tuotettaisiin markkinaehtoisesti, ja valtio tarjoaisi tunnistusportaalin maksutta.

Kansallisen tiedonvälityskonseptin ajattelussa keskiöön nousee kansalainen. 

Kansalainen omistaa omat tietonsa.

Julkishallinto ei varastoi tietoja moneen kertaan eri viranomaisissa vaan sama tieto tallennetaan vain kerran. Ansiorekisteri on tiedon kumulointia varten tarvittava (yksi ainoa) kansallinen rekisteri, johon tulotiedot kerätään reaaliaikaisesti maksamisen yhteydessä. Tiedonkeruu tapahtuu rakenteisessa muodossa, joten palkkahallinnon tiedot on korvamerkittävä (palkkakoodiston pohjalta). Tietopalvelu eli tiedon jakelu kaikille tarvitsijoille hoituu palveluväylän kautta.

Arto Leinonen kertoi verottajan näkökulman ansiorekisteriin. Jo vuosia sitten visioitu reaaliaikainen henkilöverotus sai mahdollistajakseen ansiorekisterin kuin kypsän omenan. Yleisö kysyi, voisiko myös veronpalautukset saada aikaisemmin. Kyllä, mutta vasta sillä hetkellä, kun kaikki verotukseen vaikuttava tieto on saatu haltuun. Pelkät tulotiedot eivät siis riitä verotuspäätöksen tekemiseen.

Kelan Mikael Forss laskeskeli ansiotietojen keskitetyn sähköisen käsittelyn säästävän jo vaatimattomalla 1 minuutin helpotuksella Kelassa 10 htv. Jos säästö olisi 10 minuuttia (kuten todennäköisempää), työvuosia säästyisi jo 100 htv, mikä olisi rahassa 5 miljoonaa euroa. Kuntasektorilla käytetään tulotietojen käsittelyyn vähintään yhtä paljon työtä kuin Kelassakin. Mistä rahat rekisteriin, Valli? päätti Forss.

Timo Valli vastasi, että julkishallinnon ICT:stä vastaa ministeri Virkkunen, rahat ovat ministeri Urpilaisen taskussa, ja kokonaisuus kuuluu luonnollisesti pääministeri Kataisen rooteliin. Nyt on laadittu kolme strategiaa, joista yksi oli ICT2015. Rakennepoliittisen ohjelman ulostulon jälkeen tuntuu, että kaikki tekeminen liittyy nyt yhteen. Ei ole tarvetta muuttaa suuntaa, nyt on aika kiihdyttää vauhtia.

Eläkevakuuttajat varovasti mukana

Ilmarisen Sini Kivihuhta huomautti, että eläkevakuuttajat eivät ole julkista hallintoa vaan kilpailevat keskenään hoitaessaan julkista tehtävää. Kilpailulainsäädäntö siis myös rajoittaa yhteistyötä. 

Ansiotieto on kuitenkin työeläkkeen ydintä, eli jos yritykset alkavat raportoida ansiorekisteriin, eläkevakuuttajat tahtovat olla kehityksessä mukana. Eläkevastuiden pohjaksi tarvitaan tietoa pitkältä ajalta: eläkkeitä lasketaan sekä 100-vuotiaille että nyt eläköityvälle. Tätä tiedonkeruuta ja etuuslaskentaa varten syntyi AREK (2007). Se laskee ja päättelee eläkkeitä juoksevasti ja jatkuvasti. Siten AREKin hoitaman kokonaisuuden korvaaminen suoraan Ansiorekisterillä ei käy.

Kuntasektorille tuplahyötyjä

Kuntien Taitoan Tiia Mäkiranta-Säisä kuvasi kuntasektorin palkanlaskentaa valtavaksi hallinnon taakaksi, jota automaatio keventäisi. Taitoa toteuttaa siten kuntien toiminnan katalysaattorina yhteistä ICT2015-näkemystä. Yksi standardoitu rajapinta vähentäisi sisäisten tietojärjestelmien muutoksia. Reaaliaikaistaminen poistaisi kokonaan yhden prosessin, kun vuosi- ja neljännesvuosi-ilmoittamisesta luovuttaisiin. Lisäksi kuntalaiselle syntyvä kokonaisnäkymä poistaisi ko. kokoamistehtävän palkanlaskennasta.

Ennen kaikkea ansiorekisteri mahdollistaisi nykyistä toimivamman ennakoinnin. Kuntien tulot saadaan verokertymistä. Reaaliaikainen tieto niin menopuolesta (eli palkoista) kuin tuloista (verotulojen kuntakohtaisesta jako-osuudesta) mahdollistaisi myös vastuullisemman talousjohtamisen kunnissa.

Tilitoimistojen arki on rutiineja

Vuokko Mäkinen muistutti, että idea palkkakoodistoon syntyi tilitoimistoarjesta. Taloushallintoliiton jäsenyritykset hoitavat

• lähes 130 000 suomalaisen yrityksen ja yhteisön taloutta 
• noin 50 000 yrityksen palkanlaskentaa 
• (yli 310 000 palkkapussia/kk)
• työllistävät keskimäärin 7,9 hlöä (ei-jäsenyritykset ka 1,6 hlöä)

Tilitoimistot joutuvat viranomaisraportoinnin vuoksi tekemään todella paljon turhaa työtä. Reaaliaikaisen tiedon muhittaminen vuodeksi ei ainakaan paranna tuon tiedon laatua. Sen summaaminen jälkikäteen aiheuttaa turhaa työtä, lähtökohtaisesti aina korjauksia ja taas turhaa työtä. Reaaliaikainen tieto olisi koko ajan saatavilla.

Paneelilla pähkinöiden kimppuun

Maksaisiko moinen reaaliaikaistaminen yrityksille? Real-Time Economy -ohjelmassa palkkajärjestelmien asiantuntijana toimivan Aditron mukaan muutos voitaisiin hoitaa osana vuosihuoltoa, jolloin erillistä kustannusta ei yrityksille syntyisi.

Voidaanko vuosi-ilmoitusmenettelystä luopua? Verohallinto ei tarvitse tarkistavia vuosi-ilmoituksia sen jälkeen kun tiedot saadaan reaaliaikaisesti. Muutoksen myötä myös nykyistä kausiveroilmoitusta on viilattava.

Eläkevakuutusyhtiöiden asiakas yrityksistä vain runsas 10 % ilmoittaa kuukausittain. Vuosi-ilmoittamisesta luopuminen ei onnistu eläkevakuuttajilla pakottamalla vaan olisi tarjottava vaihtoehtoja.

On huomattava, että vaikka ansiorekisteri päivittyy reaaliaikaisesti, ei tietojen lähettämisen sieltä eli tietojen vastaanottamisen tarvitse tapahtua samanaikaisesti. Niin halutessaan toimijat voivat saada tiedot itselleen edelleenkin vuositasolla.

Keskustelussa sivuttiin raportointirajapintoja ja miten mahdollista uutta liiketoimintaa; myös avoin data nousi esille. Yhteys kirjanpitoon sekä palkanmaksuaineiston säilyttäminen tiedot raportoineissa yrityksissä on ratkaistava. Vastuu tiedon oikeellisuudesta ei muutu ansiorekisterin myötä.

Jatkuuko hanke vaikka hallitus vaihtuu? Timo Valli arvioi, että jatko edellyttää hankkeelta vahvaa etenemistä ja näyttöjä. Sinänsä 21 polkua on 10 vuoden ohjelma, jonka kannatuksen Ala-Pietilä kävi mittaamassa kaikkien puoluejohtajien kanssa. Poliittinen päättäjä voi aina uudelleen suunnata tekemistä, ellei näkisi valittua tietä toimivaksi. - Itse uskon informaatioinfrastruktuurien hallinnan olevan osa pysyvää kehitystä. Tietojärjestelmien kanssa ollaan nyt menossa kestävämpään suunnitteluun, jota voisi verrata maankäyttösuunnitteluun.

Miten järjestetään rahoitus ja vastuut? Onko vastuutaho yksi virasto, kuten VRK? Vai rakennetaanko ansiorekisteri Veron tai Tilaston kylkeen? Tai perustetaanko kenties yhteisyritys? Timo Valli vastasi, että toimijasta on jo vuosi sitten julki lausuttuja ajatuksia, mutta päätökset puuttuvat. Kehyskaudelle 2013-2017 on saatu 120 milj. euron varaus, joka mahdollistaa paljon asioita.

Kuka omistaa ansiorekisterin? Saadaanko ministeri Virkkusen ajatus tietoviraston perustamisesta seuraavaan hallitusohjelmaan? Kokonaan uutta virastoa ei oltaisi perustamassa vaan vaikkapa VRK:n pohjalta lähdettäisiin laajentamaan sisältöjä poikkihallinnollisista perusrekistereistä.

Raportoinnin pohjaksi tarvitaan palkkakoodisto. Onko tämä palkkakoodisto se ja kuinka valmis se on? Vuokko Mäkinen vastasi, että Palkkakoodisto on syntynyt eri sidosryhmien kanssa, joten se on melkoisen valmis palkkalajien ja eri raportinsaajien näkökulmasta. Nyt siellä on kaikki viranomaisraporteissa käytetyt eri ansiokäsitteet. - Vielä tarvitaan tietosisältöjen tarkastelu kuntien sosiaalitoimen kanssa.

Miten transaktiot saadaan luotettaviksi ja todennettaviksi? Loki on aina oltava. Palveluväylällä tulee olemaan autentikointi: palvelinten ja osapuolten tunnistaminen. Asiakasnäkökulmaa turvaamaan pilotointiin on tarjoutunut mm. Virkamiesten avoimessa verkostossa toimiva avoin joukko yrittäjiä.

Änkyrät pelkää vaivaa, rahanmenoa ja riskejä. Meidän tehtävämme on vakuuttaa kaikki siitä, että niitä ei synny. - Mikael Forss

//edit 7.1.2015 lisätty tunnisteisiin ansiorekisterin korvaava tulorekisteri

Lottovoittajana julkishallinnossa

Viime vuodet olen törmäillyt siilorajoihin: asia on kahden viranomaisen toimivallan alla, eikä kumpikaan voi tehdä päätöstä yksin. Eikä ole käskyä yhteistyöhön.

Tarvitaan Revoluutio; evoluutio ei enää riitä.

Eri työryhmissä olen törmännyt samaan tuskaan muidenkin puheissa. Tänä vuonna tahti vain kiihtyi, ja kun soppaan iski lusikkansa Tekijät, muutama aktiivi-innovaattori-yrittäjä, the Big Bang oli valmis. Oli aika perustaa Virkamiesten avoin verkosto (VAV).

Ensimmäisten kolmen päivän jälkeen olo on kuin lottovoittajalla. Ei ole suurempaa rikkautta kuin asialleen intohimoisesti omistautuneet osaajat!

Samaan aikaan avoimen datan yhteisö on ottanut käyttöön toimintaformaattinaan yhdistyksen (OKFFI ry.) ja koonnut aktiiveja teemoittain työryhmiin, mukana mm. Hallinnon avoin data. Edelleen tekeminen on vapaamuotoista ja -ehtoista. Kaikki alkoi (vähän kärjistäen) Facebook-ryhmässä Finnish Open Data Ecosystem, kotoisammin FODEssa.

Virallisemmatkin tahot ovat kiinnostuneet avoimuudesta. Valtioneuvosto päätti, että Suomi liittyy maailmanlaajuiseen Open Government Partnership -ohjelmaan. VM alkoi Avoimen hallinnon ohjelman, ja talkoisti sisältöä osana viime syksyn Open Knowledge Finland Convention -tapahtumaa. Tekeillä on myös Avoimen tiedon ohjelma.

Pekkasen Joonas kertoi avoimesta hallinnosta Verohallinnon viestintäpäivillä. Joonaksen dia 19 kertoo, miksi VAV:

Halukkaat virkamiehet ja viranhaltijat voivat ilmoittautua omasta tahdostaan avoimuusagenteiksi. Avoimuusagentit ja -johtajat ovat kansalaisten tavoitettavissa ja pitävät myös toisiinsa yhteyttä avoimuuden edistämiseksi julkishallinnossa.

Sen sijaan että olisimme jääneet odottamaan kutsua, kokoonnuimme pitämään yhteyttä ja kutsuimme kansalaiset samoin tein mukaan. Tervetuloa kaikki!