Ota kantaa oululaisittain (eli virkamies OK-roadshowlla)

Lähde: SlideShare, Vesa Ilola

Oulussa - oululaisittain äännettynä Oulusa - oli maanantaina Open knowledge kuntakiertueella. Minut oli pyydetty kaupunkiosallistuminen ja lähidemokratia -pajaan tuomaan verottajalle kasvot.

Luvassa saattaa olla, varoitti Oulun puuhamies Vesa Ilola etukäteen, kipakkaakin palautetta taannoisesta aikapankkiohjeesta. Lupasin toimia korvina ja tuoda viestit kotipesään tiedoksi.

Kilttejä olivat verottajalle osallistujat :) mutta minä opin paljon, osallistamisesta.

Oikeusministeriön Jaakko Korhonen esitteli Ota kantaa -palvelun ja kertoili osallistamisen periaatteista. Oulussa kaupungin virka- ja luottamusmiehiä oli jo koulutettu Ota kantaa -verkkopalvelun käyttöön, mutta aika tavalla saa vielä asian koordinaattori kulkea valmistelijoiden luona muistuttamassa työkalusta.

Jaakon ohje lisä- tai turhaa työtä pelkääville virkamiehille kuuluu:

Osallistaminen kannattaa, jos asia herättää kovasti kiinnostusta tai jos valmistelija epäilee että käyttöönottovaihe herättää kiivasta polemiikkia.

Hmm. Oiva esimerkki tällaisesta olisi ollut tuoreen aikapankkiohjeen valmistelu.

On helpompi hoitaa viestinvaihtoa avoimesti kaikkien kanssa
kuin yksi kerrallaan satojen kanssa omassa sähköpostissa.

Tämän voi verottajakin allekirjoittaa! Omat neuvontakokemuksemme Suomi24:lla näyttivät toteen melkoisen tuottavuuspyrähdyksen. Selvähän tuo, jos saman neuvon lukee monta sataa ihmistä tai vain yksi..

Jokainen kansliapäällikkö (eli ministeriö) on sitoutunut osallistamiseen, alleviivasi Jaakko. Osallistamisen uusi aika on koittanut julkishallinnossa.

Nielaisin. Verohallinto ei taida vielä tietää saaneensa lupaa saatika määräystä ottaa tätä avoimuuden työkalua käyttöönsä.. Miten ja milloin tuo mahtaa tapahtua?

Yhteisellä moottorilla vauhtiin?

Lähde: Vero.fi

Tänään SADe-klusteriryhmässä esitettiin sama kehittämisajatus kuulemma kolmannen kerran viimeisten kymmenen vuoden aikana. Mitä jos Palkka.fistä irrotetaan sen ydin ja sosialisoidaan tuo palkanlaskentamoottori koko yhteiskunnan hyväksi?

Suomessa on 320 kuntaa, joista jokaisessa tehdään kuta kuinkin samat hallintotoimet. Päällekkäisyyksien karsimiseksi kuntia ajetaan liitoksiin keskenään.

Iltapäivällä verojaoston puheenjohtaja Sampsa Kataja vaati eläkevakuutusjärjestelmään roimaa uudistusta. Joka yhtiöllä on omat tietojärjestelmät saman asian laskemiseen; valtion monopoli hoitaisi homman paljon tehokkaammin, laskeskeli Kataja.

Palkka.fitä vastustettiin sen tullessa verisesti: "Se tulee syömään tilitoimistojen leivän".

Toisin kävi. Jo toisena toimintavuonna kävi ilmi, että Palkka.fi olikin tuonut etenkin pienten tilitoimistojen palkanlaskentaan tervetulleen työkalun, jonka avulla nämä saattoivat tehostaa omaa toimintaansa ja laajentaa palveluvalikoimaansa.

Nyt palkanlaskentaytimen lahjoittamisella on perusteita enemmän kuin vielä koskaan.

Kansallinen tulorekisteri tulee vaatimaan palkkahallinnolta ennennäkemätöntä yhteentoimivuutta. On väistämätöntä, että joka ikiseen palkanlaskentaohjelmistoon tarvitaan yhteinen palkkakoodisto. Siitä koituu muutoksia. Muutokset aiheuttavat kustannuksia, joita kukaan ei halua.

Mitäs jos valtio olisi hoitanut muutokset kerralla kuntoon? Palkanlaskentamoottori voisi kai toimia vähän kuin avoin lähdekoodi. Jokainen palkkaohjelmisto saisi sen maksutta käyttöönsä. Ohjelmistotalot rakentaisivat näiden yhteisten ja yhteentoimivien parametrien päälle omat erikoisuutensa, joiden avulla tuottaa lisäarvoa omassa asiakaskunnassaan.

Miltäs kuulostaisi?

//edit 7.1.2015 lisätty tunnisteisiin ansiorekisterin korvaava tulorekisteri

Tekijänkammiosta avoimeen jakamiseen

Tekijänoikeudet tuntuvat usein ennen muuta rajoittavan hengentuotteen käyttöä ja jakamista. Onko niin, että rahanahneus ja typeryys "sitoo suittet" alunperin hyvälle tarkoitukselle?

Lausuin kollegan kanssa perjantaina Verohallinnon palautteen Avointen tietoaineistojen käyttölupaluonnokseen.

Julkishallinnollista tehtävää toimittavassa virastossa ongelma syntyi jo alkuvuonna dataa avatessamme. Taustalla on kuulemma informaatio-oikeus, joka sanoo että kun olemme jotain julkaisseet, olemme samalla luopuneet kaikista oikeuksistamme tekeleeseemme. Siten emme voisi liioin ohjata käyttöä mitenkään, emme edes vaatia että käyttäjän pitäisi kertoa kenellekään käyttävänsä meidän aineistoa (keskustelua tästä Avaa dataa! -blogissa).

Juristi kun en ole, en tahdo oikein kyetä seuraamaan tätä ajatuksenkulkua. Olen läpikotaisin käyttäjän liiveissä, ja internetaikakauden kasvatti.

Jos joku on netissä, se ei tarkoita, että minä saisin sitä käyttää.

Siksi pidän kovasti CC-lisensseistä, ne kun selventävät käyttäjälle pelikenttää kummasti.

Vielä henkilökohtaisempi esimerkkini kumpuaa musiikin maailmasta. Sukulaisemme ihana äänitys on vielä tallessa kasetilla, mutta muussa formaatissa äänitettä ei saa. Laulaja tahtoisi itse teettää äänitteestä uuden painoksen, mutta jotkut-oikeudet ovatkin levy-yhtiöllä, eikä asialle voi mitään. Hänen ihanat laulunsa ovat nyt tuon äänitteen vankina :(

Avoimuuden valokeilahan on vihdoin löytänyt hallinnon. Sen armottomat säteet halkovat jo viranomaisten hakemistoja ja asiakirjoja. Mutta jos totta puhutaan, osallistamiseen näinä niukkojen resurssien aikoina olisi syytäkin valjastaa joukkojen viisaus. Opettelu vain vienee aikaa, kun tähän mennessä kaikki valmistelu on opittu tekemään hiljaisuuden hämärissä kammioissa, kenenkään häiritsemättä asiantuntijan ajatustyötä.

Muistan kun tapasin Ruotsissa Piratpartietin edustajan.. Siinä ajattelussa oli omanlaistaan villiä vetoa. Kuulin täkäläisestä tekijänoikeuslain uudistuskeskustelusta huudon "Miksi eduskunta kuulee vain etujärjestöjä".

Jottai hallinnon kai tarttis tehdä (tällekin asialle).

Osallistamista siellä täällä

Istuin illalla vielä kissa sylissä silmäilemässä käsitemallimme keräämiä katselmointihavaintoja. Sijoitin mielessäni katselmoijia prosesseihin nähdäkseni, josko kaikki näkökulmat oli saatu talteen. Yhtäkkiä välähti.

Katselmointihan on yhden sortin osallistamista!

Osallistamiseen on perinteisesti liitetty ideoiden keruuta, jalostusta ja toimeenpanovaihetta. Kun kaikki eivät kuitenkaan voi osallistua kaikkeen, voi lohduttautua sillä, että katselmointivaiheessa saa vielä näkökulmansa mukaan tarkasteluun.

Aikapankkikeskustelu aiemmin syksyllä toi esille kansalaisten halun osallistua julkishallinnon tehtävien linjaukseen. - Ihmisten pitäisi osallistua julkishallinnon kehittämiseen, totesi eilen myös Esko Kilpi puheenvuorossaan tietotyöstä.

Lausuntomenettely on niin ikään eri näkökulmien turvaamista valmisteluvaiheessa. Perinteisesti lausuntoja on kerätty osana lainvalmistelua.

Jakelulistat vain lienevät jumiintuneet vuosikymmenten saatossa. Tuoreessa tekijänoikeuslain uudistuksessa huomautettiin, että eduskunnassa kuullaan mieluummin perinteisen vallan käyttäjiä.

Kiinnostusta osallistumiseen kun olisi myös uudessa uljaassa kansalaisyhteiskunnassa.

Sauvakävelyllä työn muutokseen

Tiedetäänkö me, mitkä ovat digitaalisesti natiiveja toimintatapoja? Onko meillä erilaista, jossain muussa toimivaa referenssiä, jonka avulla voisimme peilata omaa muutostarvettamme.

Informaation tulva piilottaa toistuvat toimintamallit tekijöiltä. Esineestä on helppo sanoa, että tuosta puuttuu ruuvi, mutta on vaikeaa korjata toimintatapoja aikaan sopivammiksi. Aikanaan suunniteltu ja hyväksi havaittu malli saa jatkua liiankin kauan, koska se toimii (vielä).

Yksi suurimmista muutoksista on asiakassuhde. Yhä useampi osa palvelusta tehdään moduuleista, yhdessä asiakkaan kanssa konfiguroiden. Asiakkaan osallistuminen on yhä tavallisempaa. Asiakkuudet ovat voimakkaasti vuorovaikutteisia ja siten jokaisessa kohtaamisessa toimintaa(mme) kehittäviä.

Facebook on työväline

Perinteisiä back office -toimintoja ei enää ole, vaan jokaisen on oltava mukana asiakkaan maailmassa. Facebook on siten työväline. Jos minulla on hyvä kokemus palvelustanne, en kerro sitä yrityksellesi, vaan tuhannelle kaverilleni Faebookissa. Ja keskustelu jatkuu.

Ellet ole mukana keskustelussa, olet menettänyt mahdollisuuden kehittää toimintaasi - yhdessä asiakkaidesi kanssa.

Temporaalinen yrityskäsitys - eli kaikki tapahtuu ajassa

Millainen tulevaisuus on rakennettava toimintatapoihimme tänään? Olemmeko tulossa enemmän relevanteiksi asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme kuin eilen? Siksi on ymmärrettävä ajassa olevia signaaleja, tekemisessä olevia eroja ja niiden soveltamismahdollisuuksia.

Organisaation keskeisin haaste on läpinäkyvyys. Se ei tarkoita, että muutos voidaan ottaa saman tien käyttöön. Vaan onko meillä ympäristö, jossa voimme kokeilla uutta tekemistä turvallisesti? Kehitystoiminta on oppimista siitä, mitä tapahtuu (Lue Eskon mainio blogaus: What Supercell can teach us about the future of work).

Jos teemme vain toistavaa toimintaa, kehittämisen merkitys ei ole suuri. Kilpailukyky on kontekstuaalista.

Kommunikaatio on oman toiminnan näkyväksi tekemistä. 

Tämä on kolmas kommunikaatiologiikka ja tapa tehdä asioita: en tiedä, kuka viestini saa ja mitä se hänessä aiheuttaa. Ensimmäinen oli, että viesti lähetetään yhdelle/muutamalle henkilölle. Ja toinen, että johto "broadcastaa" viestin passiivisille vastaanottajille.

Nyt tekeminen lähtee liikkeelle impulssista: “Olen nähnyt tämän..”, ja kriittisen massan ylityttyä sille asialle on tehtävä jotain. Ja siinä on Yammerin voima: se muuttaa kommunikaation perustoimintatavan.

Kommunikaation arkkitehtuuria, informaatioarkkitehtuuria ei voi määritellä etukäteen; emme voi tietää etukäteen työntekijän tarvitsemaa informaatiota. Työntekijän saatavissa olevan tiedon määrää rajaamalla määritämme rajat tekemiselle ja kehittymiselle. Olennaista on infoähkyn hallinta. Sisältöä täytyy suodattaa ja kohdentaa. Se tapahtuu “tägäämällä” hashtageilla.

Kommunikaatio- ja informaatioarkkitehtuuria ei siis voi määrittää organisaatiolle, vaan jokainen määrittää itselleen hetkellisesti tärkeän kontekstin. Hän määrittää ne henkilöt ja hakusanat, joita hänen on seurattava onnistuakseen omassa työssään.

Siksi tiedon on oltava läpinäkyvää ja saatavissa.

Yksikään tietotyötä tekevä ihminen ei voi enää tehdä omaa työtään ilman, että seuraa useita muita henkilöitä. Työtä eivät tee toisistaan erilaiset yksilöt vaan toisiaan tarvitsevat vuorovaikuttajat. Kaikkein tärkeintä on kehittää vuorovaikutusta.

Perinteinen hierarkkinen johtaminen estää toiminnan kehittämistä. Supercell-kulttuurissa käsitys ihmisestä on aivan erilainen kuin perinteisessä. Työ on kolme asiaa:

1. teen merkityksellisiä asioita
2. teen niitä merkityksellisten ihmisten kanssa
3. ..merkityksellisellä tavalla

Julkishallinto on tietointensiivisin osa yhteiskuntaa. On ratkaistava, miten julkishallinnon asiakkaat saadaan mukaan kehittämään yhteiskuntaa - se on kaikkien asia. Maailma toimii verkostona ja me olemme siinä solmuina Toiminnan on oltava lähtökohta kehittämiselle.


Ps. Miten se sauvakävely tietotyöhön liittyi?

Esko kertoi oman kääntymyksensä kunnostaan huolehtivaksi sauvakävelijäksi: "Mikään sisäisistä toimintatavoistani ei olisi tehnyt minusta sauvakävelijää. Mutta minulla oli ystävä, jolla oli erilainen toimintatapa. Sen näkeminen auttoi minut pohtimaan omia toimintatapojani."

Valinnanvapaus ja muita avoimuuden esteitä

© Iqoncept | Dreamstime.com

Sosiaalinen media on luonut loistavia tapoja tehostaa omaa työtä. Samalla se on tuonut monta vaihtoehtoa: saman voi tehdä myös sillä, tällä ja tuolla.

Mitä useampia työkaluja käytän, sitä suurempi on riski, etten hallitse niitä kaikkia. Juuri hallinnan (tunteen) vuoksi on helpompi vaatia yhtä autuaaksi tekevää ja kaiken kattavaa ratkaisua.

Yhtä ainoaa ei vain ole olemassa. Sen puutteessa kieltäydytään käyttämästä yhtään mitään sellaista, joka ei ratkaise kerta koko ongelmaa.

Ja niin ollaan tilanteessa, jossa tehottomuus jatkuu. Koska koko joukkoa ei ole saatu käyttämään valittuja välineitä: "En saa Etherpadia auki iPadilla, käytän vain GoogleDocsia" ja "En tykkää Yammerista, käytän vain Sharepointia". Olisikohan jo aika käyttää valistunutta itsevaltiutta ja rohkeutta tehdä valintoja!

Tarvitaan modulaarista ajattelua. Tarvitaan myös tukea hallintaan.

Siksi olen niin mielistynyt iPhoneeni. Jokainen Apps löytyy siitä. Tiedän mitä milläkin laitteeseen lataamallani kilkkeellä aion tehdä. Siksi olen toiveikas myös Oma Yritys-Suomen ja Suomi.fin, jopa asiointitilien suhteen.

Tarvitsemme myös isoja kokonaisnäkymiä.
- Ne vain pitäisi osata koostaa. Anybody?

Tiedosta tarve, tarpeesta prosessi, prosessista palvelu

Perjantaina istuin tietosuunnittelijamme kanssa nykyisen asiakastietojärjestelmämme parissa. Kiinnitimme eri puolilta saapuvia tietoja käsitemallimme käsitteisiin ja ominaisuuksiin.

On helppo iskeä kiinni sellaiset arjen ydintiedot kuin Nimi, Osoite, Tunnus jne. Mutta entä taas uusi osoite eri lomakkeessa? Tiedon merkitystä varten on ymmärrettävä, mihin prosessi tietoa käyttää ja mitä se sillä oikeasti tekee. Vielä parempi, jos voi ymmärtää, mikä on asiakkaan tarve.

Me olemme lukuisista ja palkituista asiointipalveluistamme huolimatta edelleen paperivirasto. Jokaisella asiakkaalla on oltava postiosoite. Muuten emme tiedä, mihin lähetämme verovelvollisuuden täyttövelvoitteen.

Seuraava palveluidea syntyi lomakkeesta numero 3817. Siinä kysymme tilapäistä osoitetta, sellaista johon asiakas haluaa veropostinsa. Ja jota ei päivitetä väestötietojärjestelmästä joka yö "vääräksi".

Kansan ikääntyessä yhä useampi muuttaa palvelukotiin. Koska veroilmoitusvelvollisuuden päättää vasta kuolema, ovat vanhainkodit ja palvelutalot pullollaan kirjekuoriaan odottavia vanhuksia. Samaan aikaan postipoika raahaa "Osoite tuntematon, ei asu täällä" -merkittyjä kuoria takaisin kirjeen lähettäneelle verottajalle. Mikä neuvoksi?

Yhä useammalla työmaalla käy tekijä ulkomailta. Joko puurtamassa työnantajansa kilpailutuksessa voittamaa urakkaa tai elinkeinonharjoittajana. Nämä rakennustyömaille menijät merkitsemme suomalaiseen väestötietojärjestelmään. Henkilötunnuksella saamme heille suomalaisen verokortin - joko lähdeveroa varten, jos työskentely kestää alle puoli vuotta tai sitten varsinaisen verokortin, jos 6 kuukautta ylittyy. Jälkimmäiset saavat seuraavana keväänä meiltä myös esitäytetyn veroilmoituksen.

Vai saavatko? Osoite on ongelma. Mitä jos tavoittaminen hoituisikin näin:

Saisit verottajalta tekstarin: "Meillä on sinulle veroilmoitus. Minne haluat sen?" 

Vaihtoehtoja olisi kaksi: sähköisesti tai postitse. 

Älypuhelimilla apps-logiikka on päivänselvä. Tässä vanha puhelin ei olisi este. Niihin sama tulisi tekstarina: "Lähetä paluuviestinä haluamasi vaihtoehto 1) sähköisesti 2) postitse". Vaihtoehto 2 toisi tarkistettavaksi meillä tiedossa olevan osoitteen: Tännekö?

Ja jos olisit ulkomaalainen ja valitsisit postivaihtoehdon, kysyisimme kahden osoitteen välillä: "Suomen osoitteeseen vai ulkomailla sijaitsevaan kotiosoitteeseesi?"

Toimisiko?