Mutta mikä on kokeilu?

Olen tavannut VNK:n kokeilutoiminto-tiimissä Työ- ja elinkeinoministeriön alueellisten innovaatioiden ja kokeilujen käynnistäjiä ja oppinut Liikenne- ja viestintäministeriön Liikennelabran kokeilukonkareita.

Viime viikolla kohtasin Me uskaltajat Tuulenmäen Anssin vetämässä tarinapajassa - ja uskaltauduin itsekin kokeilemaan.

Kuntaliiton toimitusjohtaja viimeistään puhkaisi avaussanoissaan mahdollisia harhakuvia huomauttamalla kuivasti, että kunnissa on kokeiltu iät ajat. Ja itse asiassa, “kokeilukulttuurikin on keksitty ensin täällä”.

Myös alivaltiosihteeri haastoi tiistaina terävöittämään aatosta:
"Niin, niin, mutta mitä ne kokeilut oikein ovat? MITÄ UUTTA NYT TEHDÄÄN?"

• Rahoittajat kysyvät, millä kriteereillä ehdotus täyttää kokeilun tunnusmerkit. 
• Ongelman ratkaisijat kysyvät, miten pilkkoa kokonaisuus kokeiltaviksi osiksi. 
• Kokeilijat kysyvät, miten perustella rahoitushakemusta kuntien päättäjille.

Neljäs valtiomahti pistää töpinäksi

Hesarin pääkirjoitus aloitti ketjureaktion, josta on lupa odottaa suuria.

Työllistää pitäisi, mutta vetääkö harmaa talous pidemmän korren, jos asiointi pakottaa pienenkin työnantajan joka viranomaiseen erikseen? Selvittää pitäisi, sanovat viranomaiset, mutta kenelle tämä kaikille yhteinen tekeminen muka kuuluisi?

Sanasta miestä (ja naista), sarvesta mediaa. Blogi vesille ja valjastamaan joukkojen paras voima. Talkoistamisesta Hesarilla on jo hyvää kokemusta, ainakin avoimen datan puolelta. Monet journalistit ovat hiomassa kykyjään ulkomailla, ja se näkyy kerronnassa.

Mikäs on valtion viranomaisen liittyessä kuulolle:

HS etsii lukijoiden kanssa byrokratian kukkasia ja ehdottaa niihin parannuksia. Pohdimme juuri sarjan seuraavaa osaa: mikä olisi sopiva byrokratian kukkanen, joka pitäisi ottaa käsittelyyn? 

kysyy Virka-aika. Kuulolla ovat jo verottaja ja Yritys-Suomi omistajanaan työ- ja elinkeinoministeriö.

Työympäristö pukee strategian

Julkisen hallinnon vaje ajaa joka puolella tuottavuusjahtiin. Mekanistisena juustöhöylänä koko sana tuottavuus on kehittämisen pahin painajainen.

Parhaimmillaan se voi ohjata kokonaisvaltaiseen kehittämiseen.

Vietin viime viikolla iltapäivän Tekesissä. Johdon työpajassa askellettiin strategiasta tekesiläiseen tulevaisuuteen, uuteen työympäristöön (work place). Suunnittelutyötä vetävä Jyrki Yläoutinen pyysi ideoita verottajan ePalvelujen edistämistyöstä.

Sähköistyvä asiakaspalvelu tuo muutoksia työnkuviin. Se haastaa olemassa olevat työtilat, niin virtuaalit sellaiset kuin perinteiset toimistokopperotkin. Mekanistisesti ottaen tilahallinnan kustannukset optimoiva oletus on, että mobiilit työntekijät eivät tarvitse tyhjilleen jääviä työhuoneita.

Sähköinen ja monikanavainen asiakkuus pakottaa ketterämpään tiedon jakamiseen. Tekesissä työympäristö on yksi strategian ulottuvuus: tekijöiden mahdollistajana tila on enemmän kuin seinät. Jos asiantuntijan tehtävä on tuntea asiakkaansa, millainen työympäristö tarvitaan tukemaan yhteisön kohdatessa toisensa ja asiakkaansa?

Mikä on mobiilin rooli kohtaamisissa ja miten hoidetaan tietosuoja?

SADe-työssä syntyneet ajatukset tuntuivat loksahtelevan paikoilleen kuin itsestään. Työryhmissä kuvattiin tulevat sähköiset työtavat ja kasvokkaisen kohtaamisen merkitykset. TEMin asiakkuusstrategia sai aivan toisella tavalla lihaa luidensa ympärille kuin tähän asti tekemissämme kylmissä kustannus-hyötyanalyyseissä.

Uudet tutkimuksen puolella tapahtuvat innovaatiot tuovat parhaimmillaan ideaaleja ratkaisuja arjen kamppailuun.

VM teetti viime vuonna OECD:llä ns. maa-arvioinnin julkishallintomme tilasta. Myös tämä arviointi näkee siilot kehittämisen uhkana, vastauksessaan se alleviivaa strategista ketteryyttä ja vahvaa johtajuutta.

Öljykatastrofi ja sotilasjohtaminen eivät ehkä ole intuitiivisesti päällimmäinen vaihtoehto kun etsitään osallistavaa johtajaa. Mutta niin vain tuttu kaiku vastaa Harvard Business Reviewin sivuilta.

You have to understand at a very large, macro level what the problem is that you’re dealing with and what needs to be done to achieve the effects you want—and you have to be able to communicate that. You also have to create a set of shared values that everybody involved can subscribe to. - You have to lead from everywhere, HBR

Artikkeli kuvaa mm. oppivia organisaatioita ja ajatusmalleja, joiden kautta johdetaan niin kriisitilanteissa kuin monikanava-ajattelussakin.

OECD kirjasi hyvin samanlaisia ohjeita omaan selontekoonsa:

Suomen tulee muuttaa julkisen hallinnon perinteinen sektorikohtainen ajattelu- ja työtapa avoimeksi koordinaation ja yhteistyön kulttuuriksi yhteisen tahtotilan tukemiseksi. Tähän vaaditaan tavoitetta tukevia arvoja, kuten yksilötason riskinottoa ja yrittäjähenkisyyttä, joita tuetaan kollektiivisella yhteisten tavoitteiden saavuttamisella.

Vielä yksi mielenkiintoinen tutkimustulos strategiseen johtajuuteen tulee MIT:sta. Sloanin johtamisguru Thomas W. Malone raportoi
kollektiivisen älykkyyden saralla saavutetusta tutkimustuloksesta. Ryhmässä tuotettu ratkaisu on enemmän kuin summa siitä, mitä samat yksilöt kykenisivät tuottamaan itsekseen. Millaisia vaatimuksia tämä asettaa työtilojen suunnittelulle?

Myös ryhmädynamiikan merkitys lopputulokseen oli merkittävä. Lopputuloksen kannalta ei siis ole lainkaan yhdentekevää, ketä työryhmiin nimitetään, oli kyseessä sitten julkisen talouden vaje, monikanavapalvelut tai öljykatastrofi.

Parhaisiin tuloksiin pääsevät sellaiset johtajat, jotka tuntevat sekä itsensä että alaisensa ja osaavat johtaa molempia - uusissa työympäristöissä.

Asiakas verkossa - hallinto muutoksessa?

ELY-keskukset on nyt avattu. Saan toivottavasti ystäväni takaisin jättiprojektistaan. Sain häneltä jo meilin, joten toivoa on =)

- Verkkosivujen uudistaminen ON yksi tuskaisimpia projekteja joita tiedän. Olen nyt ollut viidessä moisessa mukana.

1. Infoa myös enkuksi (1998)

Ensimmäisessä laajennusvaiheessa uunituoreelle palvelulle luotiin ulottuvuus myös englanniksi. Minulta pyydettiin sisältöä sen etusivulle. No, kehittäjänä menin tietysti aina rakenteisiin saakka (mitä minulta ei pyydetty).

Kohderyhmää miettiessäni päättelin näet, että enkuksi asioitamme etsivät ne, jotka eivät osaa verotusta Suomessa tai suomeksi. Sellaisia ovat joko täällä asuvat ulkomaalaiset tai ulkomailta tänne mielivät. Siten aiheiden pitää kattaa tietenkin sekä palkkatyö että yrittäminen. No, lopputuloksena etusivu ei tietenkään toteutunut sellaisena, kuin sen konseptissani kuvittelin.

2. Ilme on uudistettava (2003)

Viisi vuotta myöhemmin oli taas aika uudistaa sivusto. Haaveilimme aidosta portaalimaisuudesta ja linkeistä jotka päivittyisivät (tietenkin) automaattisesti, kun sisältö url:in takana päivittyy.

Maalailimme informaatikko-kollegani kanssa erilaisia asiakassegmenttejä ja toimintatilanteita, joiden kautta tiedonhakija löytää etsimänsä.

Haaveeksi jäi. Rakennettakaan emme uskaltaneet enää muuttaa; olihan kansa jo tottunut asioihin niin kuin ne ovat.

3. Asiointipalvelut syntyvät! (2003-2006)

Kahdessa projektissa määriteltiin verokortin hakijan ja pienen työnantajan prosessi ynnä työnkulut nykyisessä paperimaailmassa ja vilkuiltiinpa jo vähän tulevaankin. Lopputuloksena syntyivät Palkka.fi (2006) ja Verokortti verkossa (2007). Uudet uljaat ePalvelut vain seistä töröttävät omilla palvelimillaan, toki linkki niihin löytyy Vero.fistä.

4. Nytkö saamme portaalin? (2008)

Kymmenen vuotta eka kierroksen jälkeen sain kutsun jälleen uudistamaan sivujamme, nyt ePalvelujen kehittämisen ja markkinoinnin roolissa. Loistavaa, nyt se tapahtuu, ajattelin yhden konsulttitalon huippugurujen kanssa. Nyt otamme tarvittavat askeleet ja yhdistämme oikeasti asiointipalvelut ja informaatiosisällön. Yksinäänhän kumpikaan ei ole tarpeeksi asiakkaalle, vai mitä?

Mutta ei, tällä kertaa väliin tuli TTT (tämä taloudellinen tilanne) ja jäimme enemmän tai vähemmän nuolemaan näppejämme. Onneksi arkistoin viime vuosituhannen enkkusivun nelikenttäni kansainvälisistä asiakkaistamme. Nyt niille oli tilaus; aika oli kypsä kun käytettävyyden nimissä kävimme sentään sisällön kimppuun.

Hulluinta on, että vaiheen 3 aikana, sähköistä asiointia rakentaessamme törmäsimme valtiovarainministeriön (VM) tilauksesta laadittuun verkkopalvelustrategiaamme.

Visionääreimmät johtajat ja tekijät olivat meillä linjanneet jo vuonna 2003 että tavoitetilassa meillä on aito portaali, jonka kautta kansalainen pääsee kaikkeen asiointiinsa ja siinä tarvitsemaansa ohjaukseen. Onnettomuus oli, että hallintomme ei ollut kypsä, joten meillä strategia päätyi ns. esiselvitysten arkistoon. VM:n sivuilla se jatkaa uljasta elämäänsä.

5. Yritys-Suomi - yhä ylemmäksi portaaliin? (2009)

Viime vuodenvaihteessa virkamieskollega työ- ja elinkeinoministeriöstä (TEM) pyysi mukaan brändistrategiatyöhön. Projekti oli innoittava: kävimme läpi monikanavapalveluja TEMin linjaamien yritysasiakkuuksien ympärille. Ei vain viestinnän näkökulmasta vaan aidosti asiakkaan prosessin kannalta.

Monikanavapalvelut linjattiin samalla:

Verkosta löytyy valtakunnallinen palvelu Yritys-Suomi, joka kokoaa yhteen yrityksen tilanteessaan tarvitsemia hallinnon (ja vähän muitakin) palveluita.

Alueellinen neuvonta yhtenäistetään ja konseptoidaan. TE-keskukset ja muu alueellinen neuvonta kootaan yhden palvelukonseptin alle.

Lisäksi käynnistetään valtakunnallinen puhelinpalvelu.

Verkkopalvelun viritys huippuunsa vain tuottaa harmaita hapsia. Kohderyhmä eli jokainen yritys on eri vaiheissa omassa toiminnassaan kymmenien ja kymmenien virastojen asiakas. Jokainen virasto puolestaan omistaa omat asiansa: tuottaa ja ylläpitää niitä omin rahoin ja henkilötyövuosin itselleen ostamillaan värkeillä ja palvelimilla.

Millä ihmeellä tämä uusi ja-sinänsä-ihan-järkevä-portaali saa sisältönsä muilta virastoilta ilman päällekkäistä työtä?

Tämä kysymys tuo meidät uusiin ELY-keskuksiin. Niissä yhdistetään alueittain uskomaton määrä (yritys)toimintaan kuuluvia viranomaisia. Lista eri palveluista on pitkä kuin nälkävuosi. Saa siinä tarkkana lukea, että löytää etsimänsä. Mutta onneksi lista tarjolla olevista palveluista sentään on olemassa!

Mistä palvelut muuten voisikaan löytää? Googlestako?

Julkishallintoa asiakkaan ehdoilla

Saisiko ja voisiko asiakkuusajattelu ryhmitellä koko julkishallinnon uusiksi?

Jos asiakkuus oikeasti nostettaisiin keskiöön, virastot nousisivatkin nykysiilojensa rajoista huolimatta yhteisen asiakkaan prosessin ääreen. Silloin tehtäisiin oikeita asioita ja monet mutkat suoristettaisiin.

Pääsin elokuussa vaihtamaan ajatuksia mm. Helsingin kaupungin rakennusvalvontaviraston kehittäjien kanssa. Nuo keskustelumme todistavat samaa: etsiydyimme asiakkuusajattelun kautta välittömästi luontaisiin yhteistyön paikkoihin, yhteistä asiakasta säästääksemme.

Mikä siis estää? Ne siilorajat!

Tulosohjaus on este nykyisissä organisaatiorakenteissa. Mutta suuri on vielä se henkisenkin vastustuksen määrä, jota nyt TEM:n esille tuomat, yrityksiä koskevat asiakkuusajatukset ovat herättäneet: "Ei sovi meille..", "Laki sanoo..", "Meidän järjestelmät eivät kyllä.." jne.

Suomi-leijona herää Ruususen unesta

Kuntahallinnon keskittäminen näyttää puhaltaneen kehityksenJulkIT-tehostamisessa hyvään vauhtiin, muttei nähdäkseni ole siirtänyt huomiota vielä kaikilta osin asiakkuusajatteluun, edes valtion virastojen tasolla.

Onkin tosi iso juttu yhdistää erilaiset asiakkuudet: kansalainen kuntalaisena ja valtion virastojen asiakkaana.

Ja ilmassa vaanii jo seuraava vaara: myös tasapuolisuuteen voi hukkua. Kansalaisen kannalta eri hallinnonalat eivät nimittäin ole yhtä merkittäviä. Haaste käräjille ei (toivottavasti!) tule Kaisa ja Kalle Keskiverrolle yhtä usein kuin vaikkapa verokortti.

Kansalaisten ja yritysten etu on, että esteet järkevän ja kokonaisvaltaisen toiminnan edestä poistetaan. Eikä muutos ole haitaksi hallinnoillekaan. Vaan miten se saatetaan arjeksi virastoissa?

TEM on siis aloittanut yritysten kanssa. Tuoko VM kansalaiset aidosti keskiöön? Olemmeko heräämässä Ruususen unesta hallinnonalojen yhteistyöhön, jollaista ei vielä koskaan ole nähty?

Yhteistyöllä osista saa enemmän kuin niiden summan

Kauppiksen laskentatoimen ope varoitti aina osaoptimoinnin vaaroista, ja kyllä kai juuri se on tämänkin taantuman suurin peikko. Tulosohjaus julkishallinnossa kun ei ole maailman helpoin juttu.

Leikkausluvut ovat jo joltisenkin hurjia tuottavuusohjelman piiskaamassa julkishallinnossa. Mutta jos emme löydä sitä askelta, jonka seurauksena 1+1 = ainakin 6, tuottavuutemme voikin olla kuin hölmöläiset peitonpaikkuussa.

Tuotekehityksellä tehoa toimintaan

Ja tämä liittyy markkinointiin..? Siten, että jos tuote on kohderyhmälleen kelvoton, mikään määrä markkinointia ei saa sitä kaupaksi.

Siksi markkinoinnin on varmistettava, että asiakastieto (ja palaute) saapuu oikeaan paikkaan ja huomioidaan tuotekehityksessä. Applelle ja Nokialle tämä on itsestäänselvyys, elinehto, mutta mitenhän on meillä julkishallinnossa..?

"Me emme myy mitään, meillä ei ole kilpailijoita, eihän meille ole vaihtoehtoa, me olemme pakkokumppani..diibadaaba.." Väitän toisin! Olemassaolostamme aiheutuu kustannuksia, joiden minimointiin olemme sitoutuneet. Tehokkuutemme ja tuloksemme riippuu siis täysin siitä, miten onnistumme tehtävässämme - tiedonkeruussa.

Kerätään kerran,
käytetään moneen kertaan!

Julkishallinnon kehittämisessä digitalisointi on merkittävin kynnys. Varsinkin yritysasiakkaillamme on esim. verottajan odottamat tiedot usein jo valmiiksi bitteinä. Mutta samaa tietoa kyselee usein joku muukin, samaan aikaan tai myöhemmin.

Tilinpäätöstiedot ovat veroilmoituksen liite, mutta samat tiedot on osakeyhtiölain mukaan annettava myös kaupparekisteriin. Yrityksen tietoja kyselee myös Tilastokeskus, ja tietenkin tilinpidon arvonlisäverotiedot kiinnostavat EU:ta. Raportoitavaa kertyy yhteensä uskomattomia määriä. Mikä neuvoksi?

OECD: Standard Business Reporting..

Samaan aikaan ympäri maapalloa nousevat samat ongelmat ja löydetään tekniikan suomat mahdollisuudet. OECD tuo yhteen edelläkävijöiden löydökset muidenkin hyödynnettäviksi. Sen Standard Business Reporting (SBR) lähtee tietosisältöjen harmonisoinnista, päällekkäisyyksien karsinnasta ja standardoinnista.

The Australian SBR programme has 12 government agencies in scope and covers the reporting elements of 95 forms, predominantly financial based. The 20 already harmonised forms represent the collection of 2,694 data items, now reduced to 1,094 unique data items – a reduction of 1,600. -p.13, Guidance Note Standard Business Reporting, OECD

-Kustannustehokasta, vai mitä!

..and made in Finland:
Fully Integrated Accounting

Suomessa julkishallinnon keskeisimmät tiedontarvitsijat koottiin yhteen niputtamaan ja analysoimaan tiedontarpeitaan. Projekti on osa Real-Time Economy (RTE) -ohjelmaa, ja lopputuloksena haetaan parempaa palvelua eli kevyempää hallinnollista taakkaa à la Standard Business Reporting.