Tuottavuustalkoissa eLasku, Alavus ja Kersanet

Mikä neuvoksi, kun työvoimapula uhkaa ja säästää pitäisi? Tässä taloudellisessa tilanteessa ja eläköitymispaineessa on ensisijaisen tärkeää järkeistää rutiinit ja keventää byrokratiaa.

Bo Harald esitelmöi torstaina sähköistämisen mahdollisuuksista Suomen Pankissa.

eLaskutus ja raportointikoodiston tapaiset innovaatiot käytännön toteutuksineen tuovat toiminnan järkeistämiseen aivan uutta toivoa.

Paperi(lasku)lla ei ole tulevaisuutta

Paperilla tehtävät transaktiot ovat tehottomia siksi, että bitit käännetään ensin paperiksi ja sitten taas takaisin biteiksi. Lähes kaikki tietohan on nykyään jo sähköisenä ennen lähettämistä. Sitten me joudumme tulostamaan eri järjestelmistä paperia (laskun, verokortin, tilauksen, esitäytetyn veroilmoituksen tai lääkärintodistuksen jne.) jotta saamme tiedot posteljoonin mukana määränpäähänsä.

Perillä vastaanottaja sitten avaa kuoren ja yhä useammin myös tietokoneensa näpytelläkseen tiedot takaisin tietokoneelle, nyt omiin tiedostoihinsa, jotta asian käsittely omassa organisaatiossa etenee. Eikö siis olekin itsestään selvää, että jos paperinen välivaihe vain saataisiin välistä pois, säästyisi paljon

a) työtä, b) aikaa, c) rahaa, d) ympäristöä!

Siksi eLaskutus

Kuluttajan vastaanottamat eLaskut ovat kolikon yksi puoli. Bill Virtanen on tehnyt hyvää työtä kuluttajapuolella. Minä en enää mistään hinnasta haluaisi yhtäkään paperilaskua kotiini, vaan jokaisen suoraan verkkopankkiini, missä ne käsittelen joka tapauksessa. Voisiko olla vaivattomampaa?!

Toinen puoli on julkishallinnossa. Kun nuo samat yritykset tuottavat samaa palvelua valtiolle, myös se lukemattomine virastoineen haluaa laskunsa suoraan 'verkkopankkiin', omiin laskutusjärjestelmiinsä. Niinpä valtio julistautui vuoden vaihteessa paperittomaksi vyöhykkeeksi.

Ruotsalaiset tekevät jo! Me Suomessa vasta diskuteeraamme.

Bo Harald esitteli päivitetyn listan tahoista, jotka eivät enää tietyn päivän jälkeen ota vastaan paperilaskuja. Listalla on Suomesta kuntia mukana kolme, Ruotsissa ilmeisesti koko kuntasektori on ollut sähköisessä pakotuksessa jo pitkään. Jo riittää etumatkojen hukkaaminen!

Miksi kunnat tulevat jälkijunassa? kyseli joukko asiantuntijoita eri puolilta yhteiskuntaa. eLaskutuksen ja Kuntaliiton asiantuntijat kertoivat kokemuksistaan: kuntahan on kuin jättikokoinen yritys. Mietipä hetki Helsinkiä. Sillä on osastoja kymmeniä ellei satoja, työntekijöitä kymmeniä tuhansia, siis jättikonserni.

Kunnista kuullut esimerkit todistivat: "Meillä on laskutukseen 27 eri järjestelmää, miten me voisimme saada eLaskutuksen aikaan?"

Keskiöön on nostettava koko prosessi

Ja entä pakollinen arkistointi? kysyivät asiantuntijat iltapäivässä. Verottajakin vaatii tositteiden säilyttämistä mm. kotitalousvähennystä varten, kuten Nettimuorikin blogissaan huomautti. Voisiko asian hoitaa toisinkin?

Konserniajattelu on mielestäni osien yhdistelyä järkeväksi kokonaisuudeksi. IT-puolelta olen ymmärtävinäni, että arkkitehtuuriajattelu muodostaa moduuleja, joilla vaikkapa edellä kuvatut 27 eri osaa saadaan toimimaan yhteen yhdellä sovitepalasella (sen sijaan, että rakennettaisiin 27 sovitinta).

Konserniajattelulla (KuntaIT + ValtIT = JulkIT) haetaan koko valtiontalouden näkökulmasta järkeä niin kuntien kuin ministeriöidenkin väliseen ja sisäiseen toimintaan.

Ja katsos vain, mitä löysin hiihtolomallani Pohojammaalta:

Kunnat näyttävät mallia!

Luin kotiseutulehdestäni mielenkiintoisen uutisen (Ilkka 26.2.2010): Alavudella siirryttiin päivähoidossa sähköiseen asiointiin. Perhepäivähoitajat raportoivat lasten hoitoajat kännykällä suoraan kaupungin laskutus- ja palkanlaskentajärjestelmiin! Vanhempien ei tarvitse enää allekirjoittaa tuntilistoja.

Lehtijutun varassa ajattelen, että onnistumisen edellytyksinä on kokonaisnäkemys. On kuvattava, mitä halutaan saada aikaan eri toimijoille ja mitä tehostamalla ja oikomalla muutos saadaan aikaan. Muutos on puettava konkretiaksi.

Jotta muutokseen tartutaan ilman pakkoa, menettelyjen ja käyttöliittymien on oltava toimivia. Perhepäivähoitajille se merkitsi Alavudella virkakännykkää ja perusteellista käyttöönottokoulutusta. Asiakasperheille lienee taattu käytön tuttuus ja turvallisuus. Sitä on, että asiointiliittymä toimii pankkitunnuksilla, maksujen arviointiin on laskuri ja kuittisivun saa tulostettua. Sentään, vaikka paperittomuudesta olenkin tässä vaahdonnut.

Saman jutun lopussa oli viittaus Kersanetiin.

Kersa on järviseutua ja tarkoittaa lasta. Kuulostaa kamalalta, mutta alueella kasvaneena voin todistaa, ettei se tarkoita pahaa tai halventaa kohdettaan. Kaikki me oltiin kersoja siellä =)

Kersanet on portaali täynnä tietoa ja paikallispalveluja lapsiperheille. Järviseutulainen innovaatio otettiin käyttöön jo Kuusiokunnissa, ja, jos oikein ymmärrän, nyt siitä on rakentumassa koko maakunnan verkkoperhekeskus. Ketjun päästä löysin myös Kaste-ohjelman joka vei ajatukseni SADe-ohjelmaan.

Veronmaksajalle löydös on huojentava ja kehittäjän sydäntä lämmittää: poikkitieteellistä ja asiakaskeskeistä ajattelua löytyy vielä! Toivoa siis on.


Aiemmin aiheesta sivuten tai suoraan:

Verko(sto)lla parempaan palveluun (3 syy 2009)
Suomi-brändi = yhteiskunta + tuotteet? (7 syy 2009)
Miten asiointisiilot yhdistetään? (10 syy 2009)

Joulukuun arvonlisävero ja Verotili

"Miten yritys saa joulukuun 2009 negatiivisen arvonlisäveron (ALV) hyväkseen?" lienee tammikuun Top10-kysymys.

Jos ALV joulukuulta on negatiivinen, yritys voi tehdä hakemuksen ennakkopalautus- tai tilikausipalautuksesta, jos edellytykset ovat olemassa.

Vaikka Verotili koskee vasta vuodelta 2010 maksettavia ja ilmoitettavia veroja, joulukuun negatiivisen ALVin yritys voi kuitenkin siirtää vuodelle 2010. Huomaathan kuitenkin, että jos palautusta on jo haettu ennakko- tai tilikausipalautuksena, joulukuun negatiivista veroa ei saa ilmoittaa vuoden 2010 kausiveroilmoituksella.

Miten vuoden 2009 negatiivinen ALV ilmoitetaan Verotilillä?

Joulukuun negatiivisen ALVin voi siirtää vuodelle 2010 ilmoittamalla sen kausiveroilmoituksella vähennettävissä veroissa kohdassa 307. Kuukausimenettelyssä oleva ilmoittaa joulukuulta siirtämänsä negatiivisen veron tammikuulta annettavalla kausiveroilmoituksella.

Jos kausiveroilmoituksella ilmoitettu ALV on joulukuulta siirretyn negatiivisen veron vuoksi palautukseen oikeuttavaa veroa, sen saa palautuksena verotilimenettelyn mukaisesti. Verohallinto suosittelee tätä tapaa erityisesti niille verovelvollisille, jotka antavat kausiveroilmoituksen kuukausittain.

Ideahan on, että palautettavia ja maksettavia veron määriä ei liikutella edes takaisin, vaan vastakkaismerkkiset suorituksen kuitataan keskenään, ja rahaa liikutellaan vain erotuksen verran.

Entä jos olen pidennetyssä ilmoitusmenettelyssä?

Neljännesvuosimenettelyssä oleva ilmoittaa joulukuulta siirtämänsä negatiivisen ALVin tammi-maaliskuulta annettavalla ilmoituksella ja vastaavasti vuosimenettelyssä oleva kalenterivuodelta 2010 annettavalla ilmoituksella.

*Myös yritys, joka on siirtynyt vuoden 2010 alusta pidennettyyn ilmoitus- ja maksujaksoon, voi tehdä tilikausipalautushakemuksen joulukuulta, vaikka tilikausi vuodenvaihteessa olisi ollut kesken.*

Ja miten Verotilillä maksetaan?

Verojen maksaminen tapahtuu edelleen pankissa, mutta tilinumerot ovat vaihtuneet ns. verotiliveroja varten. Maksamiseen tarvitset verotilin viitenumeron, sait sen loppuvuonna 2009 postitetussa ns. verotilipaketissa.

Miten saan verotilin viitenumeron?
Jos sinulla ei ole Verotilin viitenumeroa, saat sen Verotili-palvelusta. Kun olet kirjautunut Verotiliisi verkossa, viitenumerosi odottaa sinua valmiina Maksaminen-sivulla. Saat sen myös puhelimitse, 020 697 056 (virka-aikaan, pvm/mpm).


Verotiliisi pääset verkossa Katso-tunnisteella jos olet yritys tai yhteisö; verkkopankkitunnuksilla jos olet työnantajana toimiva yksityishenkilö tai toiminimi.

Verotilin käyttöönotosta sivuten tai suoraan:

Miten saan Verotilin käyttööni? (28 tam 2010)
Katso: yrityksen avain Verotiliin (11 jou 2009)

(Korjaus 14.2: poistettu maksamisen yhteyteen jäänyt kirjoitusvirhe)
(Korjaus 16.2: täydennetty pidennettyyn menettelyyn siirtyneen tilikausipalautuksella, merk. *)

Verotusta tarjolla Twitterissä?!

Rapakon takana sosiaalinen media on jo valjastettu veroilmoittamiseen!

Tosin asialla on verokonsulttitoimisto.. Toki sikäläinen verotuskin on toisenlaista. Ja onhan meitä suomalaisia Twitterissä vielä niin kovin vähän.

Kysymys: Muistatko nähneesi puolen vuoden sisään toistakin artikkelia tästä firmasta ja sen sosiaalisesta strategiasta? Haravoin läpi linkkilistani ja kirjanmerkkini, mutta ei, hukassa on ja pysyy.

Mashable kirjoitti 14 hengen Twitter-tiimistä, joka on valmiina palvelemaan uudella kanavalla. Meillä edistyksellisimmät vasta venyttelevät mukavuusalueitaan kohti näitä uusia alueita, joilla seurustella asiakkaiden kanssa.

Taitaa tuntua hurjalta ajatella, että verotusta voisi mitenkään käsitellä 140 merkin pätkissä. Katsotaanpas tarkemmin noita tweetejä:

Hi Mike. Which browser are you using? Site is up and humming along. Let me know how we can help. ^sg

Helpotus: vasta perusneuvontaa omien tuotteiden käytöstä.

Mutta ettäkö veroneuvontaa Twitterissä?! Tai missään muuallakaan keskusteluissa? Miksei? Siellä missä asiakkaamme parveilevat, siellä he etsivät neuvoa toisiltaan. Jos mukana ei ole ketään joka tietää varmasti, tarjolla on taatusti myös väärää ohjausta. ..Eikö olisikin hienoa turvata oikean neuvon perille meno?

IRS doesn't help you complete your return or help you find deductions. We also have a free version. Check it out! ^sg

Tiimin tavoitteena on laajentaa asiakaspalvelu uusiin kanaviin. Siellä voidaan tavoittaa uusia asiakkaita ja ohjata heidät siihen todelliseen vastaukseen, joka on pidempi kuin tuon 140 merkkiä.

Where's my refund? Good question. Here's an answer: http://bit.ly/dr5wbB ^C

Tämä on sosiaalista mediaa parhaimmillaan! Twitter ja yrityksen sivuilla olevat blogi ja keskusteluforum.

Mashable pohdiskeli, riittävätkö Twitter-tiimin rahkeet, kun huhtikuun 15. eli jenkkien palautuspäivä lähestyy. Jännä seurata, toivon sydämestäni onnea.

Tuohon aikaan meillä hommaa vastaa käynnistellään: esitäytetyt veroilmoitukset kolahtelevat postiluukuista, ja on aika tarkistaa tulot ja henkilökohtaiset vähennykset. Veroilmoitus verkossa -palvelu aukeaa huhtikuussa mukanaan se paljon toivottu vuokratulojen ilmoittaminen. Pysy kuulolla!

On vuosi-ilmoituksen aika!

Tänään 1.2.2010 on vuoden 2009 vuosi-ilmoitusten viimeinen jättöpäivä!

Vuosi-ilmoitus on tehtävä niin säännöllisiksi työnantajiksi rekisteröityneiden kuin satunnaisesti työllistäneiden yritysten tai kotitalouksien. Ilmoittaminen käy paperilla tai verkossa

Vuosi-ilmoittaminen säilyy ennallaan, eikä ilmoitusta siis anneta verotilin kautta.

Seuraavaksi tulossa:

Tammikuun työnantajasuoritukset ilmoitetaan kausiveroilmoituksella.

Joulukuun arvonlisäverot ilmoitetaan vielä vanhaan tapaan.

Miten saan Verotilin käyttööni?

Verotili on valmiina niille yrityksille ja kotitalouksille, jotka maksavat ja ilmoittavat vuodelta 2010 työnantajamaksuja ja arvonlisäveroa (ja muutamia muita maksuja, lue lisää vero.fi/verotiliohjeet).

Verotili näkyy ensi vaiheessa paperisena tiliotteena. Se lähetetään yrityksen tai kotitalouden kotiosoitteeseen.

Verkossa löydät Verotilisi osoitteessa vero.fi/verotili.

Miten pääsen Verotiliini verkossa?

Yrityksenä pääset Verotiliisi Katso-tunnisteella kuin avaimella. Jos olet työnantaja yksityishenkilönä, pääset Verotiliisi verkkopankkitunnuksillasi (samoin toiminimelle riittävät verkkopankkitunnukset).

Mikä muuttuu Verotilin myötä?

Se mitä ennen ilmoitettiin valvontailmoituksella, ilmoitetaan nyt kausiveroilmoituksella, joko paperilla tai verkossa.

Veron maksaminen ei muutu: verot maksetaan edelleen pankissa. Uutta on se, että negatiivista arvonlisäveroa ei haeta takaisin eri menettelyllä vaan se ilmoitetaan kuukausittain.

Mitä hyötyä Verotilistä on?

Verotilin merkittävin etu on, että enää et ensin maksa yhtä veroa verottajalle ja hae toista maksua takaisin heti seuraavalla viikolla. Nyt ilmoitat plussat ja miinukset kausiveroilmoituksella ja maksat erotuksen verotiliviitteellä. Nerokasta, eikö? Verottaja sitten "sortteeraa" ilmoitukset ja maksut Verotililläsi ja esittää kokonaisuuden sinulle tiliotteena.

Tällaisen palvelun vuosi 2010 siis toi tullessaan. Verotili säästää työvaiheita sekä asiakkailta että verottajalta ja ennen kaikkea yhteiskunnan tasolla turhia maksuliiketapahtumia - siis veroeuroja.

Verotili on jo ehtinyt kuumentaa tunteita, mutta kerää käyttäjiltään myös kiitosta.

Mitä mieltä sinä olet Verotilistä?

Viestintä, markkinointi ja liiketoiminta

Kaksi päivää viestintää ja markkinointia, integroidusti ja ilman. Mikael Jungner ja Teemu Arina sosiaalisen median merkityksestä liiketoiminnassa. Rautaista brändinäkemystä Atte Palomäeltä ja Tuomas Kahrilta. Viestinnän, tutkimuksen ja mittaamisen kolmiossa Malla Hintsalan tapaan. (#viestinta10)

Hurjimmillaan "ei markkinointi vaan brändi, radikaali brändi!"

Paluu arkeen oli tyrmäävä. Se alkoi jo hätäpuhelusta kahvitauolla: "Täällä on nyt sitten vaihteet tukossa".

Ensin ajattelin purkaa päällimmäiset höyryni ja jäsentää ajatukseni täällä. Sitten iski lamaannus: ei, minä en pysty muodostamaan yhtä ainutta järkevää lausetta.. Mutta koskaan ei tiedä, mistä apu löytyy! Tällä kertaa se tuli TweetDeckin kello kaulassa: @mojuu oli alkanut seurata ajatuksiani Twitterissä.

Minä taas löysin hänen tweetinsä kautta blogiin ja juuri sen mitä tarvitsin. Työn ilon takaisin.

Markkinointi muuttuu asiakaspalveluksi

Keskustelimme juuri tänään kriisiviestinnän perustasta: viestintä ilman elimellistä yhteyttä liiketoimintaan on päälle liimattua. Unileverillä yhteiskuntavastuun tuominen strategiaan ei ole viestintätemppu, se on ehdottomasti suuri muutos toiminnassa. Se on sitä brändille, eikä tuota lupausta voi lunastaa ilman koko organisaation vankkaa sitoutumista.

Saman koin sähköpostin äärellä. Jos asiakaspalvelu ei tiedä, mistä ongelma johtuu, mitä sille on tehtävissä, miten ongelma on kierrettävissä, miten asiakkaan prosessi pelastetaan, ei mikään määrä perinteistä (ulkoista) viestintää/markkinointia/markkinointiviestintää voi tilannetta pelastaa.

Markkinointia on osata ja rohjeta valita asiakkaan puolesta asiointiin juuri se mitä hän tarvitsee. Ajatus syyskuulta '09

Ja eikö kokonaisuuksissa aina ole enemmän ja vähemmän kyse tiedonkulusta! Jos osaprosessit eivät tiedä yhteisiä alueitaan, ei sellaista gurua olekaan, joka saa asiakkaan ulos tuosta viidakosta.

Markkinointi alkaa asiakkaan prosessista (ei brändistä)

Tai se viidakkohan syntyy siitä, kun ei aloiteta asiakkaan prosessista vaan omista tuotteista. Nando, tätä tarkoitin, kun sanoin että asiakkaan on oltava keskiössä, ei brändin!

Ja niinpä olen markkinoijana taas sen saman perusduunin äärellä: turha on euroja polttaa mainontaan, ei ole aika sorvata näpsäköitä markkinointilauseita.

Nyt on asiakasohjauksen aika. On alettava sisäisistä menettelytavoista. Asiakkaiden ongelmatilanteiden kartoitus ja korjaavien toimenpiteiden vastuut, ydinviestit kuntoon; vielä aikataulutarkistukset ja sitten vaan systemaattista tiedotusta.

Onnea matkaan =)

Markkinoidaan vaan mutta entäs ohjaus?

Verotilin tulo on saanut aivan uusia käyttäjäryhmiä sähköistämään asiointiaan. Ohjeistuksemme ja menettelymme ovat nyt kovassa testissä. Palautteen perusteella emme ole ihan onnistuneet tehtävässämme toivottaa heidät sujuvasti saattaen sähköisiksi asiakkaiksemme.

Olen purnannut aiemmin tulosohjauksen varjopuolista. Pahinta, mitä asiakas voi kuulla on "Ei kuulu minulle". Onneksi meillä on hyvää väkeä, joka haluaa kuunnella asiakkaan ääntä.

Teemme hartiavoimin töitä saattaaksemme henkilöstön ajan tasalle (ja pitääksemme heidät siellä) moninaisen ePalveluvalikoimamme kanssa. Osan pitäisi pystyä toimimaan teknisempänäkin tukena. Viilaamme ohjeistusta saadun palautteen mukaan, jotta seuraava tulija pääsisi jo hieman helpommalla. Hallittava kokonaisuus alkaa olla mammutti.

Kotitalousvähennys - kolme vaihtoehtoa

Päivän kotitalousuutinen Maikkarilla on totisesti kiinni ajassa. Kotitalousvähennyksellä on kiistattomia vaikutuksia talouteen mutta sen saaminen on melkoinen viidakko. Verotuksellisesti tuotakin, sinänsä simppeliltä vaikuttavaa asiaa voidaan käsitellä kahtena vuotena: ensin ennakkoperinnässä, kun raha liikkuu ja sitten vielä seuraavana, kun vähennystä haetaan verotuksessa.

Kuluvana vuonna kotitaloudella on kaksi sähköistä vaihtoehtoa: Palkka.fi ja Verokortti verkossa. Kummastakin vähennys onneksi siirtyy automaattisesti esitäytetylle veroilmoitukselle. Ja jos jotain muuta vielä oli kertynyt vaan ei vielä haettu, esitäytettyhän on täydennettävissä Veroilmoitus verkossa -palvelussa, jälleen huhtikuussa vuoden 2009 verotuksesta.

Ja tämän vuoden alusta asiakkaan apajille siis saapui vielä Verotili-palvelu (linkki vie sinut verotiliohjeisiin). Työnantajana toimineen kotitalouden maksamat suoritukset seurataan maksuina ja ilmoituksina verotilillä.

Miten tämä on niin monimutkaista?

Olemme nähdäkseni saapuneet sähköisen asioinnin kehittämisessämme siihen kohtaan, jossa omien sisäisten prosessiemme pitäisi toimia saumattomasti yhteen ja ainoa onnistumisen tae on siirtää asiakas aidosti keskiöön. Muutos on melkoinen: mitä suurempia kokonaisuuksia sähköistetään, sitä suuremmat ovat vaatimukset ymmärrykselle, toiminnalle ja osaamiselle; tietojärjestelmistä nyt puhumattakaan.

Vaatimukset IT-järjestelmille ja palvelusisällöille ovat meillä aina vuoden vaihteessa piikissään. Vuoden 2010 uudistusten myötä haasteita on vielä monin verroin enemmän.

Mikä neuvoksi? Markkinoinnin, tuotekehityksen ja kaiken toiminnan on alettava asiakkaasta. Asiakkaalle on tehtävä sopiva palvelu, häntä on ohjattava niin, että hän osaa toimia oikein. Ja jos joku ei vielä ole löytänyt noin hyvään palveluun =) sitten, ja vasta sitten on markkinointiviestinnän aika.

Miten sinä näet kehittämisen? Mikä on sinun reseptisi menestykseen?